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Module 4 -  19 Contrôle et évaluation

19.1 Pourquoi contrôler les performances ?
19.2 Contrôle des performances des projets d’investissement et des projets d’exploitation.
19.3 Cadre du contrôle des performances
19.4 Compléments sur les indicateurs de performance
19.5 Benchmarking
Pour en savoir plus

Questions clés :


Pourquoi contrôler les performances ?
Comment contrôler les performances ?
Quels sont les indicateurs de performances ?
Qu’est-ce que le
benchmarking ?

Voir aussi les modules suivants :


[16] Appels d’offres et approvisionnement
[18] Gestion des PPP



Mise en Œuvre– Contrôle et évaluation

19.4 Compléments sur les indicateurs de performance

Comme nous l’avons évoqué plus haut, les indicateurs de performance peuvent être définis comme des « variables visant à mesurer l’évolution d’un processus ou d’une fonction ». Les indicateurs utilisés par le promoteur (le partenaire qui attribue le contrat, généralement l ’autorité locale ) doivent être clairement définis, accessibles et transparents.

Indicateurs quantitatifs et qualitatifs

Un indicateur peut être de nature quantitative ou qualitative. Le coût moyen et le temps consacré à la réalisation d’une tâche particulière sont des indicateurs quantitatifs. En revanche, le niveau de satisfaction d’un membre de la communauté quant aux performances d’un processus de fourniture particulier, est une information de nature essentiellement qualitative. À des fins de comparaison, il sera généralement nécessaire d’attribuer une valeur quantitative à ces indicateurs qualitatifs.

Un processus non mesurable est souvent présenté comme ingérable. Cette affirmation peut toutefois être contredite. En effet, il est possible de constituer un groupe chargé d’évaluer une caractéristique fondamentale d’une infrastructure commune. L’information fournie par ce groupe est, dans une certaine mesure, une évaluation des coûts par rapport aux avantages perçus.

Les autorités publiques considèrent généralement qu’il est nécessaire de disposer d’informations quantitatives pour pouvoir arbitrer entre différentes options de développement. Face à ce besoin de quantification, une solution consiste à mesurer le degré de satisfaction de personnes concernant un processus, une activité ou une situation grâce à des échelles d’évaluation comportant différents niveaux allant de « très satisfait », « satisfait », « indifférent » , « pas satisfait » jusqu’à « pas du tout satisfait ». Ce type d’échelle d’évaluation doit être établi au moment où les indicateurs sont sélectionnés et introduits dans le système général de contrôle et d’évaluation du système.

Indicateurs de déroulement et de résultats

Les indicateurs peuvent porter sur le déroulement du processus ou sur ses résultats.

Les indicateurs de processus peuvent évaluer à la fois la qualité du processus et son déroulement. Les indicateurs relatifs à la qualité d’un processus peuvent traiter les questions suivantes :

  • Quelles sont les personnes impliquées ?
  • Quel est leur rôle? et
  • Quelles sont les relations de pouvoir au sein du groupe ?

Les indicateurs de déroulement répondent en priorité à la question suivante : « le processus se déroule-t-il comme prévu ? ». Les responsables peuvent utiliser les données relatives à la qualité d’un processus afin de définir les changements et améliorations à apporter au processus en question. Ces informations peuvent également servir à évaluer les résultats du processus et à déterminer la probabilité que cette évaluation conduise à une évolution dans la conception des futures initiatives. Les indicateurs de déroulement présentent une utilité immédiate pour les responsables d’un projet ou d’un processus, mais ils peuvent également contribuer à l’évaluation de l’efficacité du processus.

Les indicateurs de résultats permettent essentiellement aux responsables d’évaluer la réussite d’un projet. Ils ont pour but d’aider les concepteurs à déterminer dans quelle mesure le projet ou processus a atteint ses objectifs. Au niveau du projet, la question sera de savoir si les résultats spécifiés, ainsi que l’objectif global, ont été atteints. De manière plus générale, il est important de considérer l’impact global des projets et des programmes sur certains indicateurs fondamentaux, notamment ceux mesurant le niveau de pauvreté d’une société.

Vérifiez quels renseignements fournit l’indicateur de performance

Au moment de choisir les indicateurs de performance qui seront appliqués à la fourniture de services, les responsables de l’autorité locale doivent tenir compte des facteurs suivants pour un indicateur d’exécution PI(x) mesurant l’exécution du service X :

  • X relève-t-il d’un domaine sous contrôle de l’usager ?
  • PI(x) mesure-t-il la bonne variable ?
  • PI(x) permettra-t-il de détecter des problèmes dans le domaine de X ?
  • PI(x) mesure-t-il l’ampleur du problème ?
  • Dispose-t-on des données nécessaires pour calculer PI(x) ?
  • PI(x) est-il bien accepté par les personnes concernées ?
  • Existe-t-il d’autres indicateurs permettant d’identifier l’origine du problème ?
  • Qui utilisera PI(x) ?

Utilisation des indicateurs de performance dans le contrôle et l’évaluation

Les indicateurs de performance peuvent être utilisés de deux manières différentes. D’une part, ils peuvent être collectés à intervalles réguliers afin de suivre les performances d’un système ou le développement d’une activité ; d’autre part, ils peuvent servir à mesurer le changement résultant d’une activité ou d’un projet particulier. Dans le premier cas, ils servent à contrôler le déroulement d’un processus, tandis que dans le second, leur objectif est d’évaluer le résultat d’un projet ou d’un processus. Dans ce cas, la situation doit faire l’objet d’une évaluation en début puis en fin de projet ou de processus. Il est donc nécessaire de recueillir des données de base associées aux indicateurs de performance sélectionnés préalablement au lancement du projet ou processus [Module 4]. Ces informations de base peuvent et doivent également permettre de déterminer les travaux à exécuter. Elles doivent, autant que possible, comprendre des données issues d’initiatives antérieures de manière à tirer les leçons du passé dans le cadre de l’initiative présente.

Au final :
<– Des critères/objectifs de performances
clairement définis
<– Des indicateurs de performance sélectionnés et
établis par rapport à un référentiel

Les différents emplois des indicateurs présentés ci-dessus sont étroitement liés au cycle d’identification, de mise en œuvre, d’exploitation et d’évaluation d’un projet. L’utilisation de l’information dans le processus de prise de décision constitue un aspect essentiel de l’identification d’un projet. La présence de systèmes de contrôle est nécessaire afin de garantir la conformité de la mise en œuvre et de l’exploitation. Ces systèmes fournissent également le support nécessaire à la mise en oeuvre de mesures correctives en cas de problème. Ainsi que nous l’avons déjà mentionné, les indicateurs de déroulement seront importants à ce titre. Des systèmes d’évaluation sont nécessaires afin d’évaluer la réussite et l’impact d’un projet ou d’un programme. L’évaluation implique de mesurer l’ampleur du changement et dépend, par conséquent, de l’existence d’informations de base adéquates. Les indicateurs de performance doivent donc être en place dès le début de toute initiative. L’établissement d’un calendrier est un élément essentiel à l’élaboration et la mise en œuvre des indicateurs.

Indicateurs de performance et planification

Plusieurs parties prenantes au projet peuvent utiliser les indicateurs dans les tâches de planification des projets, programmes et stratégies. La planification repose sur l’idée selon laquelle l’évaluation des projets, des programmes ou des stratégies menés à terme doit être utile aux futurs projets. En effet, l’évaluation de ce qui a été fait par le passé est intégrée au processus d’évaluation de ce qui est à venir.

La plupart des indicateurs présentés dans cette étude portent sur la performance dans le cadre d’un contrat individuel. Il faut néanmoins être conscient qu’une fois rassemblées et analysées, les informations tirées de ces indicateurs peuvent jouer un rôle important dans l’élaboration des futurs programmes et stratégies. Ainsi, les indicateurs locaux du niveau d’emploi résultant de certains programmes spécifiques, tels que des processus d’approvisionnement en partenariat avec la communauté, peuvent largement promouvoir des changements politiques en faveur de ce genre de partenariat. De même, si un programme individuel permet d’améliorer la situation locale, l’évaluation de l’effet cumulé de plusieurs projets est néanmoins nécessaire afin d’évaluer l’impact global de plusieurs initiatives d’achat de services.

Points clés dans l’utilisation des indicateurs de performance
Voici en résumé les points essentiels à ne pas perdre de vue lors de l’utilisation d’indicateurs de performance :
1. Les indicateurs doivent être véritablement représentatifs des quantités et des caractéristiques auxquelles ils se rapportent.
2. Ils doivent être vérifiables ; en d’autres termes, il doit être possible de s’assurer de l’exactitude des valeurs indiquées.
3. Ils doivent fournir des informations exploitables par les décideurs. Comme nous l’avons déjà indiqué, cela signifie généralement qu’ils devront être présentés sous forme quantitative.
4. Les informations doivent être disponibles en temps utile afin d’intervenir dans le processus de prise de décision.
5. Les indicateurs doivent être associés à des systèmes de retour de l’information dans le processus de prise de décision.

Traditionnellement, les spécialistes de la fourniture de services se sont principalement intéressés aux questions d’efficacité dans la fourniture des infrastructures. Leur principal souci concernait le coût des travaux, les temps de réalisation et la qualité. Comme nous l’avons déjà indiqué, aujourd’hui, le champ des études s’est élargi et comporte l’emploi d’indicateurs mesurant les impacts « soft » (plus généraux) de la fourniture de services. Certains de ces effets sont liés au processus d’approvisionnement et de fourniture du service tandis que d’autres en sont indépendants.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
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