English    Español    Français

Module 4 -  19 Contrôle et évaluation

19.1 Pourquoi contrôler les performances ?
19.2 Contrôle des performances des projets d’investissement et des projets d’exploitation.
19.3 Cadre du contrôle des performances
19.4 Compléments sur les indicateurs de performance
19.5 Benchmarking
Pour en savoir plus

Questions clés :


Pourquoi contrôler les performances ?
Comment contrôler les performances ?
Quels sont les indicateurs de performances ?
Qu’est-ce que le
benchmarking ?

Voir aussi les modules suivants :


[16] Appels d’offres et approvisionnement
[18] Gestion des PPP



Mise en Œuvre– Contrôle et évaluation

19.3 Cadre du contrôle des performances

Toute amélioration des performances des contrats de PPP dépend de l’existence d’un système de gestion adéquat permettant de créer un « cercle vertueux » d’améliorations présenté de manière détaillée au point [19-1].

L’idée essentielle est que des mesures concrètes seront prises en fonction des résultats du contrôle des performances dans un domaine d’activité donné. Il faut toutefois être conscient que, dans certains cas, les structures de gestion de base au niveau institutionnel (tant au sein de la municipalité que du secteur privé) ne sont pas assez développées ; dès lors, il est difficile pour la municipalité de collecter des données de performances pertinentes et, par conséquent, d’élaborer des plans d’action visant l’amélioration desdites performances.

Un cadre plus détaillé, présenté dans [l’Outil 19-2], illustre différentes étapes du processus de mesure et d’évaluation de l’efficacité du partenariat.

Chacune des étapes indiquées dans [l’Outil 19-2] est décrite de manière plus détaillée ci-après :

Étape 1 : Évaluation des performances

Tout plan d’action visant l’amélioration du processus de fourniture de services doit être fondé sur une évaluation des résultats réels. Cette évaluation doit elle-même s’appuyer sur l’utilisation d’indicateurs et d’objectifs. Les plans d’action visant à améliorer la fourniture de services doivent impérativement reposer sur une juste évaluation des performances de plusieurs méthodes de fourniture du service considéré. L’évaluation des performances doit répondre à plusieurs questions spécifiques, pertinentes pour les acteurs concrètement impliqués dans la fourniture du service, qu’il s’agisse d’un appel d’offres classique ou d’un partenariat avec des communautés locales.

Tout plan d’action visant à améliorer
le processus de fourniture de services
doit être basé sur une évaluation
des résultats réels. Cette évaluation doit
être elle-même basée sur l’utilisation
d’indicateurs et d’objectifs.

Le contrôle des performances doit être effectué par rapport à un ensemble d’objectifs ou de critères clairement définis pour une période particulière et dans le contexte local. La méthode adoptée consiste à définir des indicateurs de performances, quantitatifs ou qualitatifs, couvrant tout le domaine de fourniture du service. Chaque indicateur de performance est associé à un objectif ; le statut ou « performance » du PPP est ensuite évalué par comparaison de chaque indicateur avec l’objectif qui lui correspond. Ceci permet de procéder à des comparaisons de performances :

  • entre différentes périodes pour un même partenariat ; et
  • entre différentes méthodes de fourniture de services.

Ce module ne vise pas à imposer des objectifs de performances arbitraires ; ceux-ci doivent être déterminés dans le contexte local. Des valeurs de référence sont, toutefois, proposées pour un certain nombre d’indicateurs clés.

Étudiez les différents systèmes de
reporting des performances afin de
déterminer s’ils sont suffisamment
élaborés pour permettre une
évaluation complète du processus de
fourniture de services.

Étape 2 : Reporting des performances

Le reporting fournit l’essentiel des informations nécessaires à l’évaluation des performances. Non seulement il indique si les actions prévues ont atteint leurs objectifs, mais il permet également d’identifier les problèmes courants et d’améliorer le système pour les futurs projets. L’élaboration d’un système de reporting efficace et le choix d’indicateurs de performances appropriés sont essentiels pour l’évaluation de la fourniture de services.

Étape 3 : Caractérisation des indicateurs de performance

Les indicateurs de performance peuvent être définis comme des « variables visant à mesurer l’évolution d’un processus ou d’une fonction ». Ils fournissent les informations à partir desquelles les comptes-rendus de performances sont rédigés qui faciliteront l’évaluation des performances du processus de fourniture de services. Les indicateurs de performance doivent être sélectionnés en fonction de critères de gestion.

Un bon indicateur de performance se caractérise comme suit :

  • il existe un lien pertinent entre l’indicateur et la question traitée ;
  • l’indicateur permet de révéler des problèmes ;
  • il indique l’ampleur du problème ; et
  • il est calculé à partir de données disponibles.

Les informations intéressant le partenariat et susceptibles d’être mesurées par des indicateurs de performance, peuvent être regroupées en plusieurs catégories : général, délais, coût, qualité, coopération et partenariat entre organisations et questions socio-économiques (pour plus d’informations sur chaque type d’indicateur, consultez Sohail et Cotton, 2000).

Général

Il est utile d’avoir un aperçu de certains aspects essentiels du contrat, tels que : qui est à l’initiative des travaux, quel est le degré d’implication de la communauté ou qui est responsable de l’exploitation et de la maintenance. Il existe plusieurs indicateurs traitant des questions de propriété, de rôles et responsabilités et de relations de pouvoir.

Délais

Des retards peuvent survenir à différents stades de la procédure d’approvisionnement en fonction de la méthode de fourniture, des systèmes de gestion en place et/ou du personnel impliqué. Les performances du processus de fourniture en termes de délais peuvent être mesurées à différentes phases du contrat par des indicateurs de performance. Des retards inutiles peuvent être détectés et des mesures mises en place pour les limiter à l’avenir.

Coût

Le montant du contrat est généralement estimé à différents stades du processus d’approvisionnement. Ainsi, on distingue :

  • l’estimation préliminaire, élaborée de manière empirique ;
  • l’estimation de coût, calculée par l’ingénieur en fonction d’un barème de prix en vigueur ;
  • l’estimation de coût plus détaillée, rédigée par l’ingénieur au stade de l’appel d’offres ; et
  • le coût initial du contrat (estimé par la partie contractante pour la réalisation des travaux).

Des indicateurs de performance peuvent être sélectionnés afin de comparer les estimations de l’ingénieur et de la partie contractante avec le coût final du contrat.

Qualité

Si les travaux réalisés par la partie contractante ne sont pas conformes aux exigences, ils seront refusés. Un indicateur unique, calculé sur la base du nombre de travaux refusés, peut servir d’indicateur de performance en termes de qualité. Cependant, il n’est pas rare qu’une évaluation véritablement indépendante de la qualité fasse défaut ; il est alors recommandé d’étudier cette question dans le cadre d’une évaluation participative approfondie.

Veillez à ce que les indicateurs de
performance reflètent les paramètres pertinents.
Utilisez les regroupements comme
éléments de départ afin de concentrer
les efforts sur les domaines clés.

Coopération et partenariat entre organisations

Les relations entre les responsables du projet et la communauté ainsi que leur degré de coopération, peuvent influer de manière significative sur l’efficacité et le succès d’un projet.

Questions socio-économiques

L’acquisition d’une infrastructure peut apporter avec elle une série d’avantages complémentaires à la communauté bénéficiaire, tels que le développement de compétences grâce à la formation, un relèvement du taux de l’emploi et une plus grande responsabilisation.

Étape 4 : Sélection des indicateurs de performance pour le processus de fourniture de services

Aucune série de questions prédéterminées n’est applicable à chaque situation. Les indicateurs sélectionnés par la municipalité ne seront pas les mêmes pour un contrat classique attribué par appel d’offres que pour un processus de fourniture mené en partenariat avec la communauté. Ils varieront également d’un endroit à l’autre, en fonction du contexte local. Une fois les indicateurs sélectionnés, les autorités locales doivent s’assurer que ceux-ci l’aident à répondre à certaines questions importantes sur le processus de fourniture de services.

Il est conseillé à la municipalité d’éviter de recueillir d’importantes quantités de données (que ce soit par un moyen objectif ou à l’aide de techniques participatives) qui ne pourront pas, par la suite, être utilisées dans le but prévu.

Étape 5 : Définition et sélection de l’information

La nature des systèmes d’information est un élément d’une importance capitale dans le choix des indicateurs de performance et l’élaboration des comptes-rendus de performances. L’autorité locale doit savoir :

  • quelles informations collecter pour chaque indicateur ; et
  • où trouver ces informations.

Les informations concernant le processus
de fourniture de services doivent être disponibles
grâce à un système de gestion de l’information.

Dans le cadre d’un partenariat avec la communauté,
les informations essentielles sont détenues par
la communauté des usagers et sont susceptibles
de ne pas être recueillies de manière formelle.

Chaque indicateur doit donc faire l’objet d’un examen attentif afin de déterminer si les informations nécessaires à son calcul seront aisément rassemblées, et si nécessaire, de mettre en place un système de recueil de l’information adéquat. Certaines données devront peut-être être traitées avant d’être utilisées comme indicateurs.

Des informations concernant le processus de fourniture de services pourront également être obtenues à l’aide d’un système de gestion de l’information; toutefois, ce type de données est généralement rare, voire inexistant, au sein des municipalités.

(Pour plus d’information sur chaque indicateur, veuillez consulter Sohail et Cotton, 2000).

Il convient de distinguer clairement les
différents types d’indicateurs en fonction
de la méthode de collecte de données
qui leur est associée.

Étape 6 : Collecte de l’information

La collecte de l’information est une tâche plus complexe qu’il n’y paraît à première vue, dans la mesure où elle peut requérir la mise en œuvre de deux méthodes distinctes.

  • Certains indicateurs d’exécution peuvent être calculés de manière objective en rassemblant des données de performances ; celles-ci peuvent être recueillies en interne, par le personnel de l’institution, ou en faisant appel à des consultants externes.
  • D’autres indicateurs de performance sont établis sur la base d’informations qualitatives ; leur élaboration requiert généralement le traitement de données existantes ou la collecte de nouvelles informations à l’aide d’évaluations de performance participatives.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
  Contact