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Module 4 -  17 Négociation et signature de contrats

17.1 En quoi consiste le processus de négociation ?
17.2 En quoi consiste le processus de signature de contrats ?
17.3 Quels aspects le contrat doit-il couvrir ?
17.4 Quels sont les acteurs chargés de la négociation et de la signature des contrats ?
17.5 Quels sont les principaux aspects à prendre en compte ?
Pour en savoir plus

Questions clés :


À quoi servent la négociation et la signature de contrats ?
Qu’impliquent la négociation et la signature de contrats ?
En quoi la négociation et la signature de contrats contribuent-elles à réduire la pauvreté ?

Voir aussi les modules suivants :


[4] Collecte de l’information
[6] Définition des objectifs du PPP



Mise en Œuvre– Négociation et signature de contrats

17.5 Quels sont les principaux aspects à prendre en compte ?

Les fonctionnaires municipaux et le groupe de travail chargé du PPP doivent avoir conscience des questions énumérées ci-dessous. Ces facteurs sont traités de manière plus détaillée dans les [Modules 15, 16 et 18].

  • 1. Démarrage des travaux
    Le partenaire privé est censé démarrer le plus tôt possible les travaux convenus dans le cadre du PPP. Le démarrage des travaux marque le début de la période durant laquelle le contrat sera en vigueur. Par conséquent, tout retard pris par le partenaire privé dans le démarrage des travaux risque d’affecter la rentabilité du projet.
  • 2. Réunions préliminaires
    Avant que le secteur privé n’entame les travaux convenus dans le contrat, les différentes parties doivent organiser une réunion préliminaire, dont l’objet est de présenter le personnel, de clarifier l’organisation, de convenir de méthodes d’encadrement et de communication, ainsi que d’établir des protocoles administratifs.
  • 3. Réunions ultérieures
    Ces réunions sont nécessaires car elles permettent d’effectuer un suivi des activités, de discuter des problèmes et de prendre des décisions. Elles peuvent avoir lieu à intervalles réguliers (une fois par trimestre, par exemple).
    Puisque les intérêts des populations démunies constituent un enjeu majeur, il faut veiller à ce que des représentants locaux fassent entendre la voix de ces populations auprès des partenaires du PPP. La participation de la communauté doit être assurée à chaque étape du projet, et une attention particulière doit être accordée aux besoins des pauvres lors des phases de négociation et de discussion, sinon, la logique financière et économique ne manquera pas de prendre le dessus sur les besoins des plus démunis. Or, le bien-être des populations à faibles revenus est, bien sûr, l’objectif premier du projet de PPP en faveur des pauvres.
  • 4. Documents de supervision et archives
    La bonne tenue des archives et de la documentation est essentielle au suivi et à l’encadrement du contrat de PPP.
  • 5. Respect du cahier des charges
    Les activités menées par le partenaire privé doivent faire l’objet d’une surveillance permanente pour garantir le respect des objectifs fixés. Les critères de contrôle de la qualité proposés par la Fédération internationale des ingénieurs conseils (FIDIC) peuvent être utilisés dans le cadre d’un projet de construction.
  • 6. Communication avec le secteur privé
  • 7. Mesure et évaluation du travail
    Une rétro-information honnête et transparente de la part des usagers constitue un précieux outil d’évaluation de la qualité du travail effectué par le secteur privé.
  • 8. Modifications apportées au contrat

Licences et contrats

Il existe deux types de contrats :

les contrats de droit sont destinés à être mis en application par décision de justice ; c’est la forme de contrat qui s’impose dès lors qu’il y a participation d’une administration municipale.

les contrats dits « relationnels » reposent davantage sur la volonté commune des parties (décision personnelle).

D’où les options suivantes :

Accord verbal : forme de partenariat généralement adoptée dans le secteur informel, mais aussi, souvent, dans le secteur formel pour les contrats de sous-traitance
– Si cela est spécifié, il y a accord verbal mutuel entre les parties.
– En l’absence de spécification en ce sens, il n’y a aucun accord verbal spécifique, mais une entente entre les parties concernant leurs attributions respectives.

Contrat informel écrit : contrat de droit simple

Contrat formel écrit : illustré par les contrats standard qu’utilisent les administrations municipales dans le cadre de la méthode d’approvisionnement par appel d’offres. Les conditions particulières peuvent être adaptées aux besoins des différentes parties prenantes.

Que l’administration opte pour un contrat de droit ou un contrat relationnel, l’essentiel est de définir avec clarté les rôles et responsabilités de chacun.

Les maîtres d’œuvre possèdent-ils les compétences requises, ou peuvent-ils faire appel à une personne fiable et digne de confiance, capable de lire et de traduire les documents ? Si c’est le cas, il est possible de recourir à un contrat écrit. Sinon, les termes du contrat doivent être spécifiés oralement.

Les maîtres d’œuvre potentiels ont-ils une forme de contrat de prédilection ? Si c’est le cas, il faut envisager de mettre à profit les pratiques existantes.

Le contrat doit-il être mis en application par décision de justice ? Si tel n’est pas le cas, il est possible d’opter pour un contrat informel ; dans le cas contraire, le recours à une assistance juridique peut s’avérer nécessaire ; il est également possible – dans le cas d’une administration municipale – de se servir d’un contrat et de conditions standards.

Le développement des capacités [Module 21] peut permettre de résoudre les difficultés liées aux capacités insuffisantes du secteur public. Il existe une autre solution : faire appel à des consultants. Dans l’idéal, il doit être possible de parvenir à un juste équilibre entre former les fonctionnaires municipaux et recourir à des experts pour réaliser certaines tâches spécifiques telles que l’analyse financière ou la préparation des documents contractuels.

Au final :
<– Une stratégie intégrée à un plan
d’action municipal global
<– Un rappel de l’approche à adopter
vis-à-vis des pauvres

Techniques de négociation

Certaines consignes doivent être observées pour que la négociation soit efficace et structurée :

  • savoir distinguer les individus des problèmes ;
  • se concentrer sur les intérêts, et non sur les positions (les intérêts sont le moteur de l’ensemble du processus – ils permettent de comprendre les motivations de chaque partie ; les enjeux sont des points à débattre – ce que recherche une partie ; la position d’une partie est son point de vue ou son avis concernant l’enjeu dont il est question) ;
  • envisager différentes options avant de prendre une décision ;
  • insister pour que les résultats se fondent sur des critères objectifs ;
  • respecter la dignité et l’autorité de l’interlocuteur ;
  • ne pas oublier que la partie adverse a probablement un avis différent concernant la divulgation d’informations ;
  • éviter tout malentendu en résumant les principaux points et enjeux ;
  • se rappeler que rien n’est arrêté tant que tout n’a pas été convenu ;
  • écouter attentivement ;
  • négocier plutôt que concéder ;
  • utiliser les avancées réalisées pour clore les négociations.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
  Contact