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Module 4 -  17 Négociation et signature de contrats

17.1 En quoi consiste le processus de négociation ?
17.2 En quoi consiste le processus de signature de contrats ?
17.3 Quels aspects le contrat doit-il couvrir ?
17.4 Quels sont les acteurs chargés de la négociation et de la signature des contrats ?
17.5 Quels sont les principaux aspects à prendre en compte ?
Pour en savoir plus

Questions clés :


À quoi servent la négociation et la signature de contrats ?
Qu’impliquent la négociation et la signature de contrats ?
En quoi la négociation et la signature de contrats contribuent-elles à réduire la pauvreté ?

Voir aussi les modules suivants :


[4] Collecte de l’information
[6] Définition des objectifs du PPP



Mise en Œuvre– Négociation et signature de contrats

17.1 En quoi consiste le processus de négociation ?

Au cours de l’exécution du PPP, les décisions seront inévitablement prises à l’issue d’une forme quelconque de négociation entre les différentes parties prenantes à l’accord de partenariat. Par exemple, lorsque la municipalité signe un contrat avec le secteur privé en vue de la fourniture de services donnés, l’administration municipale et l’opérateur privé doivent parvenir ensemble à un accord sur les termes du contrat. Tous deux étant parties au PPP, ni la municipalité ni l’opérateur ne dispose d’une marge de man?uvre suffisante sans l’autre partie. Les négociations n’aboutissent pas toujours à un accord. Ceux qui, pour prendre une décision, optent pour la négociation, ont généralement la possibilité de choisir entre deux options, d’opposer leur refus ou encore d’abandonner les négociations. La négociation est donc le processus qui consiste à trouver des termes contractuels satisfaisants pour l’ensemble des parties prenantes.

La négociation comprend cinq étapes :

  • 1. préparation de la négociation ;
  • 2. discussion ;
  • 3. formulation de propositions ;
  • 4. négociations à proprement parler ;
  • 5. signature d’un accord (contrat).

1. Préparation de la négociation

Cette étape permet d’éviter de perdre du temps et limite les efforts inutiles. Préparer la négociation aide à identifier les points à éclaircir afin de pouvoir prendre les décisions, et définit les critères qui serviront à juger du bien-fondé des différentes solutions envisagées. La phase de préparation doit apporter la réponse aux questions suivantes :

  • Quelles sont les priorités ?
  • Quel est l’objet de la négociation ?
  • Quelle est l’importance de chaque élément négociable ?
  • Quelle est la marge de négociation pour chacun de ces éléments ?

2. Discussion

La négociation suppose la communication. En effet, si les parties ne communiquent pas d’une manière ou d’une autre, elles ne seront pas en mesure de négocier. La communication n’est pas nécessairement orale ; elle peut se faire par écrit ou encore via des tierces parties. La discussion est la communication bilatérale entre les parties au PPP. Elle donne le ton de la négociation, et élimine ou crée les entraves à un accord entre les parties. La discussion représente une part importante des échanges entre les deux négociateurs. La phase de discussion peut s’avérer aussi bien constructive que destructrice.

Voici quelques exemples de facteurs risquant de nuire à la négociation :

  • irritation de la partie adverse ;
  • affirmations et hypothèses négatives ;
  • interruption et blocage de la discussion ;
  • acharnement ;
  • attaques et critiques ;
  • menaces.

À l’inverse, voici quelques éléments qui enrichiront la discussion :

  • affirmations neutres pour ne pas provoquer la partie adverse ;
  • efforts visant à rassurer la partie adverse ;
  • questions posées pour éviter tout malentendu ;
  • résumé des points importants témoignant d’une bonne écoute de la partie adverse ;
  • expression du souhait d’avancer dans la négociation.

Il est parfois nécessaire de faire appel à des experts (ou médiateurs) extérieurs qui peuvent faciliter la négociation et apaiser d’éventuelles confrontations. Les représentants du secteur public ont souvent recours à des consultants susceptibles de les aider à mener des débats constructifs.

3. Formulation de propositions

Une proposition est n’importe quelle déclaration consistant à faire une suggestion quant à la manière de procéder durant la négociation ou indiquant une éventuelle solution au problème qui fait l’objet de la discussion. Une proposition est une suggestion ouverte qui fait suite à un signal émis ou reçu. Il ne s’agit pas d’une solution définitive (c’est là l’objet de la négociation). Une proposition valable comporte deux parties : la condition et l’offre. Une proposition est spécifique quant à la condition, mais vague quant à l’offre.

Pour formuler une proposition valable, il faut respecter les trois règles suivantes :

  • la proposition doit être soumise à condition ;
  • elle doit être présentée sans fioritures ni explications ;
  • la partie dont émane la proposition ne doit pas argumenter après l’avoir formulée.

Voici un exemple de proposition valable : « Si vous acceptez de distribuer de l’eau aux communautés les plus démunies, nous sommes prêts à reconsidérer notre politique tarifaire en matière de service de l’eau. »

4. Négociations

Une proposition n’est pas une transaction, mais une tentative de solution. Une transaction, au contraire, est une conclusion particulière ; il s’agit toujours d’une condition spécifique rattachée à une offre donnée. Elle revêt la forme suivante : « Si vous faites ceci, alors je ferai cela. » Dans le cadre d’une négociation, la transaction correspond à ce que les commerciaux appellent la « conclusion d’une affaire ». Dès lors que l’une des parties accepte la négociation, le processus de négociation est plus ou moins terminé. Il ne reste alors plus qu’à rédiger ce qui a été convenu (c’est ce qu’on appelle la « formation du contrat »).

Cette phase est périlleuse pour les populations pauvres, car il est possible que, durant le processus de négociation, l’une ou l’autre des parties cède du terrain sur certains aspects cruciaux relatifs à la lutte contre la pauvreté (tarifs ou couverture géographique du service, notamment), et que le secteur privé tentera souvent d’utiliser comme simple monnaie d’échange. Il est donc capital que les pauvres soient représentés durant la phase de négociations, et que leur voix soit écoutée et prise en compte.

5. Signature d’un accord (contrat)

L’accord (le contrat) est la phase ultime de la négociation. Puisque la signature d’un accord constitue, à elle seule, un sujet vaste, elle se verra consacrer un chapitre spécifique qui traitera de l’ensemble du processus de signature de contrats.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
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