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Module 4 - 
16 Appels d’offres et approvisionnement

16.1 En quoi consiste le processus d’appel d’offres et d’approvisionnement ?
16.2 Comment se déroule la procédure d’approvisionnement ?
16.3 Quels sont les documents nécessaires à l’approvisionnement ?
16.4 Comment procéder à l’évaluation ?
16.5 Quelles sont les règles à respecter pour assurer un processus d‘approvisionnement équitable ?
Pour en savoir plus

Questions clés :


À quoi sert la procédure d’approvisionnement ?
Qu’implique la procédure d’approvisionnement ?
En quoi l’approvisionnement contribue-t-il à réduire la pauvreté ?

Voir aussi les modules suivants :


[4] Collecte de l’information
[6] Définition des objectifs du PPP



Mise en Œuvre– Appels d’offres et approvisionnement

16.3 Quels sont les documents nécessaires à l’approvisionnement ?

Les documents nécessaires à l’approvisionnement dépendent du type de contrat retenu. Toutefois on distingue généralement les éléments suivants :

  • 1. avis d’appel d’offres ;
  • 2. instructions destinées aux soumissionnaires ;
  • 3. fiche d’information sur la soumission d’offre ;
  • 4. formulaires standard destinés aux propositions techniques et financières ;
  • 5. attributions ;
  • 6. projet de contrat ;
  • 7. formulaire de soumission d’offre ;
  • 8. cahier des charges ;
  • 9. plans du projet ;
  • 10. devis quantitatif et échelle des tarifs.
1. Avis d’appel d’offres

Il s’agit d’un bref courrier invitant les entreprises et les consortiums présélectionnés à soumettre leurs offres techniques et financières destinées au projet de PPP.

2. Instructions destinées aux soumissionnaires

Ce document indique aux soumissionnaires quelles sont les directives générales et les règles formelles régissant le processus d’appel d’offres. Le règlement de l’appel d’offres garantit la clarté et la transparence de la procédure, ce qui permet de lever les incertitudes des soumissionnaires avant que ne débute le processus formel de l’appel d’offres. Il est généralement préférable de soumettre les propositions financières et techniques sous enveloppes scellées séparées ; l’évaluation doit se faire en deux étapes : seuls les soumissionnaires qualifiés sur le plan technique sont autorisés à entreprendre l’évaluation financière. Ce processus doit être clairement décrit dans les instructions destinées aux soumissionnaires.

3. Fiche d’information sur la soumission d’offre

Cette fiche fournit des éclaircissements sur les informations générales contenues dans les instructions destinées aux soumissionnaires (calendrier, date-limite de soumission des offres, procédures d’évaluation, soutien logistique, réglementation, etc.). Les soumissionnaires peuvent être tenus d’inclure dans leur proposition technique certains éléments tels que :

  • la façon dont ils appréhendent la situation locale ;
  • leur compréhension des exigences du contrat ;
  • des informations concernant l’équipement et les technologies qu’ils prévoient d’utiliser ;
  • un calendrier des travaux permettant d’atteindre les objectifs en termes de performances ;
  • des renseignements sur l’expérience et les compétences des principaux gestionnaires et du personnel technique désignés pour travailler sur le projet ;
  • les programmes de dotation et de perfectionnement du personnel.

Pour l’évaluation des propositions financières, le choix se fait entre différents critères de sélection :

  • tarif ou prix volumétrique le plus bas ;
  • valeur des investissements envisagés par le soumissionnaire, en fonction d’un tarif prédéfini ;
  • prix fixe ;
  • prime d’encouragement pour la réalisation des objectifs prédéfinis ;
  • ou combinaison des mesures énumérées ci-dessus.
4. Formulaires standard destinés aux propositions techniques et financières

Pour que les offres soient à la fois en accord avec les attributions et faciles à comparer et à évaluer, les documents utilisés pour l’appel d’offres comprennent généralement un ensemble de formulaires standard que tous les soumissionnaires sont tenus d’utiliser pour soumettre leurs propositions. On distingue le plus souvent :

  • des formulaires de soumission d’offre et des barèmes de tarifs ;
  • un formulaire de garantie de soumission ;
  • un formulaire d’accord contractuel ;
  • des formulaires de garantie d’exécution ;
  • un formulaire de caution bancaire pour les paiements anticipés.
5. Attributions

Les attributions peuvent comprendre des informations de base d’ordre général sur la zone et le secteur du service considéré, ainsi que sur l’étendue spécifique de la tâche que devra assurer l’opérateur privé. Ce document constitue par la suite une sécurité pour l’administration, lors du processus de clôture de la transaction, en fournissant une grande partie des informations requises par le soumissionnaire. Celui-ci ne peut dès lors prétendre n’avoir pas eu connaissance de certains éléments lors de la phase de soumission ou de négociation. Une grande partie du travail de clôture de la transaction peut gagner en efficacité si les informations figurant dans les attributions font l’objet d’une recherche, d’une vérification et d’une rédaction rigoureuses. Les soumissionnaires apprécient également de disposer d’une version intégrale des attributions, car cela leur permet d’évaluer rapidement, depuis leur siège social, l’intérêt potentiel d’un projet.

6. Projet de contrat

Le projet de contrat peut figurer parmi les documents d’appel d’offres. Dans ce cas, cela permet de réduire considérablement le temps nécessaire aux négociations avec le soumissionnaire retenu. Un projet de contrat est un document juridique extrêmement détaillé qui couvre les éléments suivants :

  • il garantit que toutes les protections juridiques nécessaires sont assurées (représentation légale, garanties, indemnisations, termes de l’accord, lois et règlements applicables, notamment) ;
  • il permet d’assurer que chaque proposition traite tous les aspects du projet essentiels pour l’administration (structure financière, garanties sociales, garanties d’investissement, etc. ;
  • il oblige tous les investisseurs à adopter un format unique pour soumettre leurs propositions, ce qui facilite les comparaisons lors de la phase d’évaluation ;
  • il accroît l’efficacité des processus d’appel d’offres, d’évaluation des propositions, mais surtout de négociation.

Le projet de contrat revêt une importance capitale pour que les négociations puissent, dès le départ, reposer sur des conditions de base acceptables pour l’administration. Si les maîtres d’œuvre sont les premiers à proposer leurs propres contrats et conditions, il sera bien plus difficile, par la suite, de négocier et de modifier un contrat.

Hormis les éléments qui précèdent, les documents utilisés dans le cadre des appels d’offres destinés aux projets de PPP comprennent souvent les annexes suivantes :

7. Cahier des charges

Le cahier des charges définit les exigences en termes de main d’œuvre et de matériaux requis par l’administration pour la réalisation du projet. Il peut comporter une description des travaux, des caractéristiques du site, de l’accès au site, de la situation du site, de la fourniture des matériaux, etc. Le maître d’œuvre est tenu de respecter ce cahier des charges. Il doit être formulé de manière précise et univoque. Il peut définir l’intégralité du processus de réalisation des travaux ou seulement certains aspects, laissant alors au maître d’œuvre le soin de décider du reste en fonction de son expérience.

8. Plans

Une série de plans, comportant, pour chacun, le titre, le numéro de plan et le numéro de révision, doit être jointe à l’avis d’appel d’offres ou au cahier des charges. Les cartes indiqueront le site retenu pour effectuer les travaux, le tracé des conduites éventuelles, les points d’intersection etc.

9. Devis quantitatif et échelle des tarifs

Un devis quantitatif spécifie la quantité de matériaux et les effectifs de main d’œuvre requis pour la réalisation des travaux. Il peut prendre la forme d’un document unique ou comporter plusieurs parties correspondant chacune à un volet précis des travaux. Il comprend généralement des chapitres intitulés « Méthode de mesure » ou encore « Principes de tarification ».

Ces chapitres permettent au soumissionnaire de définir avec exactitude les éléments à inclure dans chaque catégorie de tarifs et de prix. Des documents standard proposant des directives concernant les méthodes de mesure ont été publiés, mais ils ne sont pas toujours adaptés aux situations ou aux tâches particulières. Il est donc nécessaire d’apporter systématiquement des modifications aux méthodes standard. Aussi faut-il toujours préciser les méthodes employées, l’édition de référence utilisée, ainsi que les modifications apportées. Ces indications doivent figurer dans les « Principes de tarification ». Il est préférable de fournir un devis quantitatif plutôt qu’une échelle des tarifs. En effet, l’administration aura plus de mal à déterminer si la tarification des soumissionnaires est juste et raisonnable si les quantités prises en compte ne sont pas spécifiées. Dans le cas d’un appel d’offres destiné à un contrat à prix fixe, toutefois, il peut être utile de joindre une échelle des tarifs si ces derniers servent simplement à évaluer d’éventuelles modifications de la tâche confiée au maître d’œuvre.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
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