English    Español    Français

Module 4 - 
16 Appels d’offres et approvisionnement

16.1 En quoi consiste le processus d’appel d’offres et d’approvisionnement ?
16.2 Comment se déroule
la procédure d’approvisionnement ?
16.3 Quels sont les documents nécessaires à l’approvisionnement ?
16.4 Comment procéder à l’évaluation ?
16.5 Quelles sont les règles à respecter pour assurer un processus d‘approvisionnement équitable ?
Pour en savoir plus

Questions clés :


À quoi sert la procédure d’approvisionnement ?
Qu’implique la procédure d’approvisionnement ?
En quoi l’approvisionnement contribue-t-il à réduire la pauvreté ?

Voir aussi les modules suivants :


[4] Collecte de l’information
[6] Définition des objectifs du PPP



Mise en Œuvre– Appels d’offres et approvisionnement

16.2 Comment se déroule la procédure d’approvisionnement ?

Une procédure d’approvisionnement ouverte et compétitive débute de la façon suivante : le promoteur décrit ses besoins et invite les prestataires à expliquer l’intérêt qu’ils ont à obtenir le contrat, et à prouver qu’ils ont la capacité professionnelle à l’exécuter. Le promoteur identifie alors les prestataires potentiels, et les invite à soumettre leurs offres. Après la phase de soumission des offres, les systèmes d’approvisionnement exigent généralement que soient annoncés publiquement les noms des concurrents et les prix de leurs offres respectives, puis le nom du soumissionnaire retenu.

Des procédures d’approvisionnement très diverses peuvent être utilisées pour la soumission des offres dans le cadre d’un accord de PPP. Bon nombre de ces procédures sont désormais une question d’usage. Ainsi, les administrations locales se conforment souvent aux procédures d’approvisionnement standard établies par la Fédération internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC).

Cependant, les contrats de PPP sont en général attribués à l’issue d’un processus d’appel à la concurrence, quel qu’il soit. Il est plus facile de définir un processus d’appel à la concurrence – et d’obtenir les meilleurs résultats possibles – dès lors que le produit ou le service requis est relativement standard et que les résultats sur le plan technique peuvent être définis de manière suffisamment précise dans les formulaires d’appel d’offres. Par conséquent, il faut particulièrement veiller à ce que les soumissionnaires potentiels disposent d’informations adéquates et à ce que le processus d’appel d'offres soit conçu avec rigueur.

Une procédure d’appel à la concurrence comprend généralement les étapes suivantes :

  • 1. L’administration annonce publiquement son intention de rechercher un partenaire privé pour la fourniture de services de distribution d’eau et d’assainissement, par exemple, signalant une présélection ou un appel à manifestation d’intérêt de la part des entreprises privées ;
  • 2. L’administration distribue des formulaires d’appel d’offres et un projet de contrat aux soumissionnaires potentiels ;
  • 3. Elle procède à un premier examen officiel des soumissionnaires potentiels et établit la liste des soumissionnaires qualifiés ;
  • 4. Elle organise une procédure publique officielle de présentation et d’évaluation des offres, puis de sélection du soumissionnaire final.

Il existe différents types de procédures d’approvisionnement, notamment l’appel d’offres et l’appel de projets (procédures en une ou deux étapes).

L’appel d’offres

En règle générale, l’appel d’offres est publié lorsque le promoteur sait exactement ce dont il a besoin et comment il veut atteindre ses objectifs. La plupart du temps, après la publication de l’appel d’offres, c’est le moins-disant qui remporte le contrat.

Bien que cette approche permette de réduire le coût de mise en œuvre d’un PPP, elle limite parfois la possibilité, pour le promoteur, de s’intéresser à d’autres options plus efficaces et/ou plus rentables pour la fourniture du service.

L’appel de projets

Généralement, l’appel de projets est la solution retenue lorsque le promoteur sait ce qu’il cherche à obtenir, mais souhaite que les partenaires potentiels mettent à profit leur expérience, leurs capacités techniques et leur créativité pour déterminer comment réaliser au mieux les objectifs du projet.

L’une des principales différences entre un appel de projets et un appel d’offres est que, dans le premier cas, le promoteur recherche un gain en termes de valeur (efficience opérationnelle, réduction des coûts, innovations, etc.), plutôt que d’opter pour l’offre la moins chère.

L’appel de projets peut être publié de deux façons différentes :

  • sous forme d’une procédure en une seule étape ;
  • ou d’une procédure en deux étapes.

Le choix entre ces deux solutions dépend de la nature du contrat, du degré de précision avec lequel les spécifications techniques peuvent être établies, et de la prise en compte éventuelle des résultats obtenus (indicateurs de performance) dans la sélection du maître d’œuvre ou du concessionnaire. Si l’administration contractante estime qu’il est à la fois possible et souhaitable de formuler des indicateurs de performance ou des spécifications pour le projet avec le degré de précision nécessaire ou en définissant la finalité de façon appropriée, la sélection du maître d’œuvre peut se faire via une procédure en une seule étape. Dans ce cas, après avoir effectué la présélection.

La procédure en une seule étape

Un appel de projets en une seule étape est parfois, pour une administration locale, l’option la mieux adaptée, notamment dans les cas suivants :

  • l’administration sait que les parties en présence peuvent être retenues comme partenaires ;
  • seuls quelques prestataires disposent des ressources et des capacités requises pour être retenus comme partenaires ;
  • les délais impartis à la mise en œuvre du projet sont très courts ;
  • l’administration locale ne dispose que de faibles ressources pour financer le processus d’appel de projets.

La procédure en deux étapes

Le promoteur utilisera de préférence une procédure en deux étapes dès lors que :

  • le projet est vaste et complexe ou de nature particulière ;
  • l’élaboration du projet requis exige beaucoup de temps et de moyens de la part de son concepteur ;
  • les entreprises qualifiées ne consacreraient ni le temps ni l’argent nécessaires pour répondre à un appel de projets si elles étaient trop nombreuses à soumissionner ;
  • il est plus avantageux d’inviter, au départ, un grand nombre d’entreprises à soumettre leurs offres, puis de réduire ce panel aux plus qualifiées d’entre elles ;
  • le processus d’appel de projets suppose la divulgation d’informations sensibles, voire confidentielles (adresser l’appel de projets à un panel d’entreprises restreint permet alors de limiter et de contrôler le nombre de personnes ayant accès à ces informations).

La procédure d’appel de projets en deux étapes débute par un premier examen des partenaires potentiels. En général, cette première étape passe par la publication d’un appel à manifestations d’intérêt (AMI) ou d’une demande de qualification (DQ). Ce premier examen permet aux responsables du projet et au comité d’évaluation de considérer tout d’abord un large panel de soumissionnaires, puis de le réduire aux plus qualifiés d’entre eux.

L’appel à manifestations d’intérêt

L’AMI vise à fournir au promoteur suffisamment d’informations pour rédiger un appel de projets clair dans les cas où l’administration locale a identifié ses objectifs, sans avoir toutefois défini exactement le projet ou le service requis. Le recours à l’AMI peut alors s’avérer utile de deux façons :

  • il permet de réduire le temps et les moyens nécessaires à l’évaluation d’un large panel de propositions ;
  • il induit une amélioration de la qualité des propositions.

A ce titre, l’AMI permet d’obtenir des informations utiles pour la rédaction de l’appel de projets.

Demande de qualification (DQ) ou présélection

La demande de qualification est utilisée lorsque le promoteur et les responsables du PPP ont un projet défini plus précisément, mais ne savent pas s’il existe des partenaires du secteur privé ayant les ressources, l’expérience ou l’intérêt nécessaires à la réalisation du projet. La DQ est une étape de la procédure d’attribution du contrat : la partie à la recherche d’un partenaire sélectionne les entreprises qui pourront participer à l’appel à la concurrence. À cet effet, les participants potentiels sont tenus de fournir des informations sur leur entreprise.

Les formulaires de demande de qualification sont plus spécifiques que ceux de l’appel à manifestations d’intérêt. Dans les procédures traditionnelles d’approvisionnement émanant des administrations, ces formulaires visent à vérifier certaines exigences formelles (démonstration effective de la capacité technique ou attestation d’une expérience préalable dans ce type de PPP, par exemple), de sorte que tous les soumissionnaires qui satisfont les critères de présélection sont automatiquement autorisés à répondre à l’appel d’offres. Les soumissionnaires doivent démontrer qu’ils présentent les qualifications professionnelles et techniques, les ressources financières et humaines, l’équipement et autres installations matérielles, la capacité managériale, la fiabilité et l’expérience nécessaires à l’exécution du projet.

Les exigences en termes de qualifications doivent couvrir toutes les phases d’un projet d’infrastructure, notamment le financement, la gestion, l’ingénierie, la construction, l’exploitation et la maintenance, selon les cas.

Les résultats de la présélection servent à établir la liste des entreprises autorisées à prendre part à l’appel d’offres. Les soumissionnaires répondent à la demande de qualification en manifestant leur intérêt vis-à-vis du projet.

La procédure de demande de qualification est une approche servant à effectuer une présélection des partenaires potentiels, auxquels s’adresse par la suite l’appel de projets. Cette procédure n’a donc pas pour objectif d’obtenir des réponses quant à la manière dont le projet sera mené à bien.

Selon les critères de présélection énoncés dans les formulaires, différentes catégories d’entreprises seront sélectionnées. Depuis peu, la tendance veut que les critères de présélection établis par les promoteurs du type administrations locales portent désormais non seulement sur le prix et la qualité du service à assurer, mais aussi sur la nécessité de lutter contre la pauvreté, d’améliorer la qualité de vie et/ou de créer des emplois. Les soumissionnaires doivent souvent justifier d’une expérience récente et avoir auparavant été chargés d’une mission semblable par sa nature et ses résultats.

Ainsi, l’objectif de cette étape est de permettre à l’administration contractante de formuler ses exigences de telle sorte que la mise en concurrence finale se fasse sur la base d’un ensemble unifié de paramètres. Autrement dit, il s’agit ici de veiller à ce que l’administration contractante soit en mesure de comparer des éléments comparables lors de l’évaluation finale.

Les petites entreprises ou les associations locales sont souvent les mieux placées pour résoudre tel ou tel problème relatif à la fourniture de service. Dans ce genre de situation, il faut veiller à ne pas exclure ces acteurs du processus d’appel d’offres. Pour cela, l’une des solutions consiste à simplifier les formulaires d’appel d’offres. De toute évidence, une présélection organisée sans tenir compte de ces soumissionnaires potentiels risque de faire obstacle aux solutions efficaces et innovantes aux problèmes existants. Entre-temps, les présélections peuvent néanmoins constituer un moyen efficace pour prédéfinir les soumissionnaires qui participeront à l’appel de projets, dès lors que les critères sont correctement spécifiés et pondérés en fonction de leur importance pour le projet de PPP.

Simplification des formulaires d’appels d’offres

Dans la mesure du possible, la procédure de soumission des offres ne doit pas nécessiter un trop grand nombre de formulaires, car toute complexité inutile aura pour effet d’alourdir la tâche des petites entreprises. En outre, les obligations administratives relatives aux formulaires d’appel d’offres exigés par les pouvoirs publics sont infiniment plus lourdes et plus onéreuses pour les petites structures que pour les grandes entreprises.

C’est la raison pour laquelle les formulaires relatifs aux soumissions d’offres doivent être rationalisés et simplifiés au maximum, afin de faciliter les obligations administratives des petits entrepreneurs. Cela étant, cette simplification ne doit pas avoir une influence négative sur la teneur du contrat ni les obligations contractuelles.

Les différents niveaux de l’appel à la concurrence

Un appel à la concurrence peut opposer différentes entités locales/nationales, ou des entreprises internationales intéressées.

L’appel d’offres national (AON) est utilisé lorsque :

  • le pays est doté de capacités de production ou de construction utilisables à un coût raisonnable, efficaces et adaptées en termes de délais de fourniture du service ;
  • l’État a spécifié le recours à un appel d’offres local ;
  • l’appel d’offres local n’exclut pas la participation de soumissionnaires étrangers ;
  • les avantages que présente un appel d’offres international ne suffisent pas à compenser la charge administrative ou financière induite.

L’AON représente aussi parfois la manière la plus efficace et la plus économique d’acheter des biens, des services ou des travaux qui, par leur nature ou leur ampleur, sont peu susceptibles d’intéresser la concurrence étrangère. Dans ce cas, le promoteur n’envisage pas que des soumissionnaires étrangers puissent se présenter, et ce pour différentes raisons :

  • la valeur du contrat est assez limitée ;
  • les travaux sont éparpillés géographiquement ou échelonnés dans le temps ;
  • les travaux à réaliser présentent une forte intensité de main d’œuvre ;
  • les biens ou les travaux sont fournis au niveau local à des prix inférieurs à ceux du marché international.

Dans le cas d’un AON, la publication d’un avis général d’approvisionnement dans les journaux internationaux n’est pas nécessaire, la publicité se limitant alors à la presse locale et au journal officiel.

L’appel d’offres international (AOI)

L’objectif d’un AOI est de disposer d’un large panel de candidats pour sélectionner l’offre la plus intéressante parmi tous les prestataires/maîtres d’œuvre mis en concurrence, et d’offrir à tous les soumissionnaires potentiels des chances justes et équitables de soumettre leur offre concernant les biens, les services ou les travaux à acquérir. Lorsque l’approvisionnement repose sur les prêts des banques de développement multilatérales, les AOI doivent satisfaire à certaines exigences. Dans ce type de cas, l’administration du pays est tenue de respecter certaines directives lors de la rédaction des formulaires d’appel d’offres et des documents contractuels, et de se plier à certaines procédures en matière de publicité des appels d’offres, mais aussi de réception, d’examen et d’évaluation de ces offres. En outre, dans ce genre de cas, les projets de formulaires d’appel d’offres, les rapports d’évaluation des offres et les propositions d’attribution des contrats sont soumis à l’examen et à l’accord préalables du prêteur, conformément aux directives qu’il aura stipulées.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
  Contact