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Module 4 - 
16 Appels d’offres et approvisionnement

16.1 En quoi consiste le processus d’appel d’offres et d’approvisionnement ?
16.2 Comment se déroule
la procédure d’approvisionnement ?
16.3 Quels sont les documents nécessaires à l’approvisionnement ?
16.4 Comment procéder à l’évaluation ?
16.5 Quelles sont les règles à respecter pour assurer un processus d‘approvisionnement équitable ?
Pour en savoir plus

Questions clés :


À quoi sert la procédure d’approvisionnement ?
Qu’implique la procédure d’approvisionnement ?
En quoi l’approvisionnement contribue-t-il à réduire la pauvreté ?

Voir aussi les modules suivants :


[4] Collecte de l’information
[6] Définition des objectifs du PPP



Mise en Œuvre – Appels d’offres et approvisionnement

16.1 En quoi consiste le processus d’appel d’offres et d’approvisionnement ?

L’approvisionnement est le processus qui consiste à acheter des biens, des travaux ou des services. Dans le cadre d’un PPP par exemple, l’approvisionnement couvre l’achat de l’infrastructure et des services de base. Cela peut notamment comprendre l’acquisition de services d’exploitation et de gestion pour un service de base tel que la distribution d’eau. L’approvisionnement se fait souvent via un appel d’offres, plutôt que par l’achat direct de produits auprès d’un vendeur.

Une entreprise ou une organisation (le promoteur, le client ou l’employeur) qui souhaite obtenir des biens ou des services commence par spécifier ses besoins. Elle ouvre ensuite les enchères - un processus appelé « appel d’offres ». Les entreprises intéressées peuvent dès lors soumettre au client (une administration locale, le plus souvent) des propositions visant à satisfaire les besoins exprimés. L’administration qui a publié l’appel d’offres évalue ensuite les différentes propositions pour choisir celle qui répond le mieux à ses besoins. L’entreprise sélectionnée suite à l’appel d’offres se verra attribuer la mission par contrat.

Le processus d’approvisionnement et d’appel d’offres a en réalité pour but d’assurer la libre concurrence, considérée comme un facteur-clé pour atteindre le double objectif suivant :

  • responsabilisation en matière de dépenses publiques ;
  • transparence des différentes étapes du processus décisionnel.

 

Parties à la procédure d’approvisionnement

Au niveau du contrat proprement dit, il faut identifier les parties prenantes, et connaître leurs obligations respectives. Les contrats d’ingénierie les plus courants identifient ce qu’ils appellent un « triangle d’acteurs », à savoir le promoteur, l’ingénieur, et le maître d’œuvre.

  • Le promoteur / le client, également appelé « employeur », spécifie, autorise et finance les travaux à entreprendre.
  • L’ingénieur agit pour le compte de l’employeur. Il est notamment chargé des missions suivantes :
    – évaluer les offres ;
    – superviser le travail du maître d’œuvre ;
    – déterminer si le travail réalisé est conforme au cahier des charges ; et
    – en cas de litige, jouer le rôle de médiateur entre l’employeur et le maître d’œuvre.
  • Le maître d’œuvre (ou soumissionnaire) fait une offre ; si celle-ci est retenue, il est chargé d’effectuer le travail requis.

Objectifs de l’approvisionnement

L’exemple suivant illustre parfaitement la procédure d’approvisionnement classique : une administration municipale confie, par contrat, à une société privée la mission d’optimiser les infrastructures. Dans ce cas, le promoteur est la municipalité ; c’est elle qui a planifié et conçu les travaux à effectuer, et qui finance leur mise en œuvre. Ce promoteur désigne un ingénieur, généralement employé à temps plein par les services publics d’ingénierie. Conformément aux procédures établies, un maître d’œuvre du secteur privé est ensuite chargé d’effectuer les travaux de construction proprement dits.

L’ingénieur joue un rôle-clé : il doit veiller à ce que les intérêts du promoteur soient satisfaits, tout en assurant au maître d’œuvre une juste rémunération en contrepartie de ses efforts. Le promoteur vise le meilleur rapport qualité-prix, tandis que le maître d’œuvre cherche à réaliser un bénéfice maximal ; cette opposition risque certes d’engendrer toute une série de conflits d’une grande complexité, mais il est tout à fait possible de satisfaire les intérêts respectifs des parties, en veillant simplement à respecter le « triangle d’objectifs » suivant :

  • Coût : les travaux ont-ils été réalisés dans le respect des contraintes budgétaires convenues dans le contrat ?
  • Qualité : les travaux ont-ils été exécutés conformément au cahier des charges ?
  • Délais : les travaux ont-ils été réalisés de façon satisfaisante dans le respect des délais impartis ?

L’objectif traditionnellement assigné aux procédures d’approvisionnement et aux documents contractuels est de veiller à ce que les travaux soient exécutés au moindre coût, tout en fournissant, dans des délais acceptables, un produit d’une qualité satisfaisante. Les procédures d’approvisionnement et les documents contractuels permettent d’atteindre ce but en minimisant le degré d’incertitude. Pour cela :

  • ils désignent clairement la ou les partie(s) devant assumer les risques associés au projet ;
  • ils fournissent des informations sur les travaux à effectuer, de manière à ce que toutes les parties prenantes sachent exactement quelles sont les tâches à accomplir, et quel est leur rôle dans l’exécution de ces tâches.

Figure 16-1

 

Le rôle des ingénieurs des services publics est de s’assurer du respect des objectifs en termes de coûts, de qualité et de délais. L’objectif le plus difficile à évaluer et le plus problématique est la qualité du travail réalisé. En réalité, parmi les parties prenantes essentielles, ni les ingénieurs en leur qualité de superviseurs, ni l’administration en sa qualité de promoteur, n’ont réellement la motivation de veiller au respect des bonnes pratiques et des normes appropriées.

 


 
     
  INTRODUCTION  
  Module 1 - Avant les PPP  
  01-Premiers pas vers un PPP  
  02- Planification stratégique  
  Module 2 - Phase Preparatoire  
  03- Planification et organisation  
  04- Collecte de l’information  
  Module 3 - Phase de Developpement
du PPP PPP
 
  05- Identification des contraintes  
  06- Définition des objectifs du PPP  
  07- Définition des paramètres (portée)  
  08- Définition des principes du partenariat  
  09- Identification des partenaires potentiels  
  10- Définition du mode de fonctionnement du PPP  
  11- Choix entre différentes options  
  12- Financement (Investissement)  
  13- Financement (Recouvrement des coûts)  
  14- Préparation des plans de développement  
  15- Régulation du PPP  
  Module 4 - Mise en Oeuvre  
  16- Appels d’offres et approvisionnement  
  17- Négociation et signature des contrats  
  18- Gestion des PPP  
  19- Contrôle et évaluation  
  20- Gestion des conflits  
  21- Développement des capacités  
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