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Módulo 4 -  19 Monitoreo y evaluación

19.1 ¿Por qué se debe supervisar el rendimiento?
19.2 Monitoreo del rendimiento de proyectos de capital y operativos
19.3 Estructura para el monitoreo del rendimiento
19.4 Más sobre los indicadores de rendimiento
19.5 Puntos de referencia (Benchmarking)
Guía Adicional (sólo en inglés)

Preguntas Claves:


¿Por qué se debe supervisar el rendimiento?
¿Cómo se supervisa el rendimiento?
¿Cuáles son los indicadores de rendimiento?
¿Qué es un punto de referencia (benchmarking)?

Herramientas
de Referencia:


[16] Propuestas y Adquisiciones
[18] Administración de una APP



Implementación – Monitoreo y evaluación

19.4 Más sobre los indicadores de rendimiento

Como se ha mencionado anteriormente, los indicadores de rendimiento pueden definirse como “variables cuyo fin es medir los cambios en un proceso o función”. Los indicadores utilizados por el promotor (el socio en el contrato, usualmente el gobierno local) deben ser definidos claramente y deben ser accesibles y transparentes.

 

Indicadores cuantitativos y cualitativos

Los indicadores pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa. El costo promedio incurrido y el tiempo que se toma para completar un elemento de trabajo específico son indicadores cuantitativos. En cambio, la percepción de un miembro de la comunidad sobre su satisfacción con los resultados de un proceso de adquisición comunitario en particular es esencialmente de naturaleza cualitativa. Para fines comparativos, será generalmente necesario encontrar alguna manera de poner un valor cuantitativo a los indicadores cualitativos.

El hecho de que los procesos que no pueden ser medidos no pueden ser administrados es discutible. Esta afirmación puede ser cuestionada por un grupo que se asocia para ofrecer un elemento básico de una infraestructura compartida, por ejemplo. Sin embargo, es cierto que de alguna manera dicho grupo mide los costos con relación a los beneficios percibidos. Es ciertamente muy aceptado por el gobierno el hecho de que se necesita información cuantitativa si se debe escoger entre un grupo de posibles opciones de desarrollo. Una respuesta común a la necesidad de cuantificar los indicadores es el uso de escalas de clasificación en las que, por ejemplo, la satisfacción de una persona con respecto a un proceso, actividad o situación puede ser clasificada en una escala que va desde muy contenta, pasando por contenta, indiferente, descontenta, hasta muy descontenta. Dichas escalas de clasificación deben establecerse en el momento en que los indicadores son identificados e introducidos en el sistema global de monitoreo y evaluación.

 

Indicadores de proceso y de resultados

Los indicadores pueden tratar con los procesos y los resultados de dichos procesos.

Los indicadores de procesos pueden relacionarse con la calidad del proceso y su progreso. Los indicadores relacionados con la calidad de un proceso puede cubrir algunas preguntas como:

  • ¿Quién está involucrado?
  • ¿Qué papel juegan? Y
  • ¿Cuáles son las relaciones de poder dentro del grupo?

Los indicadores que se relacionan con el progreso responden principalmente a la pregunta ¿está el procesos dándose como se había planeado? Los administradores pueden utilizar información sobre la calidad de un proceso como bases para enmendar y mejorar el proceso. Dicha información también puede ser utilizada para evaluar los resultados y los procesos y la posibilidad de que esta evaluación puede traer cambios en el diseño de iniciativas futuras. Los indicadores de progreso son inmediatamente útiles para los administradores de un proyecto o proceso, pero también pueden ayudar en la evaluación de la eficacia de dicho proceso.

Los administradores requieren que los indicadores relacionados con los resultados evalúen principalmente el éxito de los proyectos y midan los logros de dichos proyectos. Son diseñados para ayudar a los planificadores a determinar hasta que punto el proyecto o proceso ha alcanzado sus objetivos. A nivel de proyecto, la preocupación será si ha alcanzado productos específicos y el propósito general. A un nivel más amplio, es necesario considerar el impacto general de los proyectos y programas sobre indicadores fundamentales – por ejemplo, los que miden el nivel de la pobreza en la sociedad.

Verificación de la información suministrada por el indicador de rendimiento

Al escoger indicadores de rendimiento para la entrega de servicios, los administradores de gobiernos locales necesitan tomar en cuenta los siguientes factores de un indicador de rendimiento Pl(x), el cual tiene como fin medir el rendimiento de un servicio X:

  • ¿Es X un área que está bajo el control del usuario?
  • ¿El Pl(x) medirá lo que se necesita?
  • ¿Los problemas en el área X serán detectados con el uso del Pl(x)?
  • ¿El Pl(x) da una idea de la magnitud del problema?
  • ¿Hay datos disponibles para computar el Pl(x)?
  • ¿Es el Pl(x) aceptado por la gente involucrada?
  • ¿Existen otros indicadores que pueden ayudar a identificar la causa del problema?
  • ¿Quién utilizará el Pl(x)?

 

Los indicadores de rendimiento en el monitoreo y la evaluación

Los indicadores de rendimiento son utilizados normalmente en una de dos formas. Primero, pueden ser recolectados a intervalos regulares para leer la manera en que un sistema está funcionando o la forma en que una actividad se desarrolla. De forma alterna, pueden ser utilizados para estimar el cambio que resulta de una actividad o proyecto particular. En el primer caso, se usan para monitorear el progreso de un proceso, mientras que en éste último su propósito es de evaluar el resultado de un proyecto o proceso. La evaluación exige que la situación sea estimada tanto al principio como al final del proyecto o proceso.

Esto sugiere que es necesario recoger datos básicos relacionados con los indicadores de rendimiento propuestos antes del inicio de un proyecto o proceso [Herramienta 4]. La información recogida antes de que inicie un proyecto o proceso puede y debe ser también utilizada para informar sobre decisiones de lo que se va a hacer. Esta información debe, donde sea posible, incluir datos tomados de iniciativas previas, de forma que las lecciones del pasado ayuden a ilustrar aspectos de la nueva empresa.

Los usos de indicadores descritos arriba están vinculados con el ciclo de identificación, implementación, operación y evaluación del proyecto. El uso de información para informar sobre decisiones es un aspecto esencial de la identificación del proyecto. Los sistemas de monitoreo tienen que garantizar que la implementación y la operación se desarrollan normalmente y deben suministrar una base para la toma de acciones correctivas en caso de problemas.

Como se ha señalado anteriormente, los indicadores de procesos serán importantes en este respecto. Se requiere de sistemas de evaluación para evaluar los logros y el impacto de un proyecto o programa. La evaluación requiere la apreciación de cambios y, por ende, depende de la existencia de información básica adecuada; esto a su vez significa que los indicadores de rendimiento deben ser operacionales al principio de cualquier iniciativa. Los plazos de tiempo son importantes en el desarrollo y aplicación de indicadores.

Resultados
<– Criterios/objetivos de rendimiento claramente
definidos
<– Indicadores de rendimiento seleccionados y
de referencia

Los indicadores de rendimiento y la planificación

Una serie de actores puede utilizar indicadores para ayudarse en la planificación de proyectos, programas y políticas. La planificación empieza con la presunción de que la evaluación de proyectos, programas y políticas completados deben suministrar información para planes futuros. En efecto, la evaluación de lo que ha ocurrido antes se vuelve parte del proceso de evaluación de lo que está por ocurrir.

La mayoría de los indicadores presentados en este estudio conciernen al rendimiento en el ámbito de contratos individuales. Sin embargo, es importante reconocer que, cuando se reúne y analiza la información obtenida mediante dichos indicadores puede ser importante en el diseño de programas y políticas. Por ejemplo, los indicadores de la contratación local que resultan de planes específicos caracterizados por adquisiciones asociadas a la comunidad, probablemente puedan suministrar una razón fundamental para el desarrollo de cambios en las políticas que fomentan tales alianzas. Un punto que tiene relación es que, si bien los planes individuales pueden tener como resultado mejoras en una situación a nivel local, la evaluación del efecto cumulativo de varios proyectos es necesaria si se van a evaluar los impactos globales de diferentes enfoques relacionados con la provisión de servicios.

Profesionales involucrados en la provisión de servicios han estado tradicionalmente interesados en la eficiencia con que, por ejemplo, se han provisto facilidades de infraestructura. Su preocupación ha sido con el costo de las obras, el tiempo dedicado a completarlas y su calidad. Como se ha señalado anteriormente, la investigación está tomando una perspectiva más amplia, explorando indicadores que se relacionan a los impactos “más suaves” en la provisión de servicios. Algunos de estos impactos son sensibles a los procesos de la adquisición y entrega de servicios; otros son independientes de estos procesos.

Puntos clave al utilizar los indicadores de rendimiento
En resumen, los siguiente puntos deben tenerse en cuenta al utilizar indicadores de rendimiento:
1. Deben ser verdaderamente representativos de las cantidades y características que están destinadas a representar.
2. Deben ser verificables; en otras palabras, debe ser posible verificar que los valores de los datos o indicadores presentados sean reportados de forma precisa.
3. Deben suministrar información que pueda ser utilizada por los que toman decisiones. Como se indica anteriormente, esto generalmente significa que sean presentados cuantitativamente.
4. La información debe estar disponible a tiempo para influenciar decisiones.
5. Deben estar conectados con sistemas que permiten la retroalimentación de información para el proceso de toma de decisiones.

 


 
     
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