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Módulo 4 -  19 Monitoreo y evaluación

19.1 ¿Por qué se debe supervisar el rendimiento?
19.2 Monitoreo del rendimiento de proyectos de capital y operativos
19.3 Estructura para el monitoreo del rendimiento
19.4 Más sobre los indicadores de rendimiento
19.5 Puntos de referencia (Benchmarking)
Guía Adicional (sólo en inglés)

Preguntas Claves:


¿Por qué se debe supervisar el rendimiento?
¿Cómo se supervisa el rendimiento?
¿Cuáles son los indicadores de rendimiento?
¿Qué es un punto de referencia (benchmarking)?

Herramientas
de Referencia:


[16] Propuestas y Adquisiciones
[18] Administración de una APP



Implementación – Monitoreo y evaluación

19.3 Estructura para el monitoreo del rendimiento

Toda mejora en el rendimiento de un contrato de APP depende de la existencia de un sistema administrativo en el cual puedan darse mejoras de rendimiento, lo que lleva al “círculo virtuoso” de mejoramiento, según se indica en la [Herramienta 19-1].

El principal punto, el cual está implícito en todo lo anterior, es que la acción será tomada como resultado de un cálculo del rendimiento en cualquier área de actividad particular. Es importante comprender que en algunos casos, las estructuras de administración básicas a nivel institucional (en la municipalidad y en el sector privado) son subdesarrolladas, por lo que le es difícil a la municipalidad recopilar información pertinente sobre rendimiento y de ahí desarrollar planes de acción para mejorar dicho rendimiento.

La estructura más detallada que figura en la [Herramienta 19-2] indica ciertas etapas en el proceso de medir y evaluar la eficacia de una alianza.
Cada una de las etapas de la [Herramienta 19-2] se detalla a continuación:

 

Etapa 1: Evaluación del rendimiento

Los planes de acción para mejorar la entrega de servicios deben fundamentarse en una buena evaluación del rendimiento de los diferentes métodos de entrega de servicios. La evaluación de rendimiento debe responder preguntas específicas, las cuales son relevantes para los actores que pueden tomar acción con relación a dicha entrega, ya sea utilizando sistemas de licitación o propuesta de contratos convencionales o involucrando a las comunidades locales.

Si han de mejorar el proceso de
entrega de servicios, los planes de
acciones deben fundamentarse
en una evaluación del rendimiento real.

La evaluación de rendimiento debe llevarse a cabo de acuerdo con criterios y objetivos claros, los cuales han sido fijados para periodos de reporte específicos y dentro de un contexto local. El enfoque adoptado es definir los indicadores de rendimiento con valores cuantitativos y cualitativos que cubren el campo de entrega de servicios. A cada indicador de rendimiento se encuentra asociado un objetivo de rendimiento; el estatus o “rendimiento” de la APP en el cumplimiento de objetivos es luego evaluado, comparando cada indicador de rendimiento con su respectivo objetivo. Esto permite obtener comparaciones de rendimiento:

  • entre diferentes periodos de tiempo para una acuerdo de alianza específico; y
  • entre diferentes métodos para la entrega de servicios

Esta herramienta no busca fijar objetivos de rendimiento arbitrarios; éstos deben ser desarrollados dentro del contexto local. Sin embargo, algunos valores de referencia son presentados para ciertos indicadores claves seleccionados.

Se debe investigar los sistemas de reporte
de rendimiento existentes para determinar
si han sido lo suficientemente bien desarrollados
para permitir una evaluación completa del
proceso de entrega de servicios.

 

Etapa 2 : Reportes de rendimiento

La provisión de reportes de rendimiento provee la información esencial para realizar la evaluación de rendimiento. Sólo revelan si las acciones planeadas han logrado su objetivo, pero también identifican problemas comunes y permiten que se incluyan mejoras en el sistema para el futuro. El desarrollo de un buen sistema para reportar el rendimiento, junto con la selección de indicadores de rendimiento apropiados, son elementos importantes en la evaluación del proceso de entrega de servicios.

Etapa 3: Características de los indicadores de rendimiento

Los indicadores de rendimiento pueden ser definidos como “variables cuyo fin es medir el cambio registrado en un proceso o función”. Suministran información con la cual se compilan los reportes o informes sobre rendimiento, con el fin de ayudar a contestar las preguntas que surjan de la evaluación de rendimiento del proceso de entrega de servicios. Los indicadores de rendimiento deben ser seleccionados de acuerdo con requerimientos administrativos.

Las características de un buen indicador de rendimiento son:

  • hay un vínculo válido entre el indicador y la pregunta que se está tratando
  • los problemas serán detectados con el uso del indicador
  • el indicador da una idea de la magnitud del problema; y
  • la información necesaria para definir el indicador está disponible fácilmente.

La información relevante sobre una alianza, la cual puede ser medida por los indicadores de rendimiento, puede agruparse como sigue: general, tiempo, costo, calidad, cooperación inter-organizacional y problemas socio-económicos de la alianza (se pueden encontrar directrices sobre cada grupo de indicadores en Sohail and Cotton, 2000).

General

Es útil contar con un resumen o vistazo de algunos aspectos fundamentales de un contrato específico, por ejemplo, quién inició la obra; el grado de participación de la comunidad; y quién es responsable de las operaciones y del mantenimiento. Se presentan varios indicadores que cubren problemas, tales como la posesión, los roles y responsabilidades y las relaciones de poder.

Tiempo

Puede haber demoras en diferentes etapas del proceso de adquisición, dependiendo del método de adquisición, el sistema administrativo existente y/o el personal involucrado. Los indicadores de rendimiento pueden medir el rendimiento en términos de tiempo en el proceso de adquisición, en diferentes etapas del contrato. Se pueden identificar demoras que son evitables y se pueden establecer medidas para reducirlas en el futuro.

Costo

El costo de un trabajo es generalmente estimado en varias etapas del proceso de adquisición:

  • se prepara una estimación preliminar, utilizando un método práctico o primitivo;
  • una estimación del costo es preparado por un ingeniero, basado en cuadros de tasas existentes;
  • una estimación más detallada del costo es preparado por el ingeniero en la etapa de propuesta; y
  • el costo inicial del contrato (la estimación del contratista para realizar la obra).

Se puede hacer una selección de indicadores de rendimiento para monitorear la relación entre las estimaciones del ingeniero y del contratista y el costo final del contrato.

Asegúrese que los indicadores de
rendimiento están señalando las
características adecuadas.

Utilice las agrupaciones como
punto de partida para dirigir la
atención a las áreas importantes.

Calidad

Si el trabajo realizado por el contratista no cumple con los estándares requeridos, el mismo será rechazado. Se propone un solo indicador basado en la cantidad de veces que se han rechazado trabajos, como una medida de la calidad del rendimiento. Sin embargo, en muchas situaciones pueden faltar evaluaciones de calidad realmente independientes y es muy útil investigar esto como parte de una evaluación participativa profunda.

Cooperación y alianza inter-organizacional

La forma en que los oficiales y la comunidad interactúan y el grado de cooperación entre ellos pueden afectar la eficiencia y el éxito de un proyecto de forma significativa.

Problemas socio-económicos

Además de la infraestructura en sí, una comunidad puede recibir varios otros beneficios como resultado de la obtención o adquisición de infraestructura. Dichos beneficios pueden relacionarse con el desarrollo de habilidades mediante capacitaciones, más empleos y facultación o el hecho de darle el poder o la capacidad a la gente de hacer algo.

Etapa 4 : Selección de indicadores de rendimiento para el proceso de entrega de servicios

No existe un conjunto fijo de preguntas que pueden aplicarse a todas las situaciones. Los indicadores seleccionados por la municipalidad serán diferentes para los sistemas de propuesta de contratos convencionales y los procesos de adquisición asociados con la comunidad. Estos a su vez variarán de un lugar a otro, de acuerdo con el contexto local. Una vez seleccionados los indicadores, el gobierno local debe verificar que serán útiles para contestar preguntas importantes sobre el proceso de entrega de servicios.

Es recomendable para la municipalidad evitar la recopilación de grandes cantidades de datos (ya sea por medios objetivos o mediante la utilización de técnicas participativas), que posteriormente no pueden ser utilizados para el fin deseado.

Etapa 5: Definición y selección de información

La naturaleza y la forma de los sistemas de información son de extrema importancia para determinar los indicadores de rendimiento y para el desarrollo de informes de rendimiento. El gobierno local debe saber:

  • qué información necesita recopilar con respecto a cada indicador; y
  • dónde se puede encontrar la información.

Esto exige una revisión cuidadosa de los diferentes indicadores para poder determinar si la información estará disponible rápidamente o no, y si es necesario planificar la recolección de la información requerida. Puede que algunos datos tengan que ser procesados antes de ser utilizados como indicadores. También es posible que información sobre el proceso de entrega de servicios esté disponible a través de un sistema de manejo de información; sin embargo, muchas veces ésta información puede estar poco desarrollada o ser inexistente en la municipalidad. (Puede encontrar fuentes probables de información para cada indicador en Sohail and Cotton, 2000).

Informaciones sobre el proceso
de entrega de servicios deberían estar
disponible a través de un sistema de manejo de datos.

Para las adquisiciones asociadas con la comunidad,
los conocimientos más importantes se
encuentran en la comunidad de usuarios y no
pueden ser grabados de manera formal.

 

Etapa 6: Recopilación de la información

La recopilación de información es más compleja de lo que parece a simple vista, ya que se pueden emplear dos métodos distintos para ello:

  • Algunos indicadores de rendimiento pueden tratarse de forma objetiva mediante la recopilación de datos sobre rendimiento; la recopilación de dicha información puede hacerse de forma interna, utilizando al personal de la institución o utilizando consultores externos.
  • Otros indicadores de rendimiento se basan en información cualitativa; la recolección de dicha información suele requerir el procesamiento de datos disponibles o la recolección de nuevos datos mediante el uso de evaluaciones participativas de rendimiento.

Diferencie claramente los indicadores
que requieren de diferentes
metodologías para la recolección de datos



 


 
     
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  04-Recopilación de información  
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Etapa de Desarrollo de una APP
 
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  06-Definición de los objetivos de una APP  
  07-Definición de los parámetros (alcance)  
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