Implementación –Administración de una APP

18.2 ¿Quién administra el contrato?

Se debe considerar cómo el contrato será administrado lo más temprano posible en la fase de adquisición del contrato. La identificación de un administrador de contrato dedicado, dentro de la municipalidad, a supervisar la implementación en nombre de la municipalidad, es uno de los aspectos claves en la administración de contratos.

El administrador de contratos debe ser parte de todo el proceso de alianza, desde la planificación y organización [Herramienta 3] del cierre del contrato. Si esto no es posible, entonces se le deben dar responsabilidades específicas a otro miembro del equipo para que considere el contrato en toda la fase de adquisición, desde la perspectiva de la eventual administración del contrato.

Lo ideal es que los miembros del equipo que administra los contratos asuman sus respectivos puestos durante la fase de adquisición para que se de una perfecta transferencia de habilidades y experiencias, desde la adquisición hasta la implementación de contratos, y luego su administración. En lo particular, los autores recomiendan que el contrato incluya/trate los siguientes problemas:

• ¿Cuál es la estructura del equipo requerido para administrar el contrato (su tamaño, tipo de habilidades, funciones y responsabilidades)?
• ¿Cuál será el procedimiento para cambiar un contrato (en caso de una renegociación)?
• ¿Cuáles serán los arreglos de monitoreo de rendimiento y los requisitos de información asociada para ese monitoreo?
• ¿Cuáles serán los mecanismos para solucionar problemas y resolver disputas [Herramienta 20]?
• ¿Qué arreglos existen en caso de incumplimiento o terminación?
• ¿Qué protección existe para la habilidad (derecho) del sector público en presentar nuevamente propuestas una vez terminado el contrato original?

Como todos los otros elementos de una APP, es esencial que la persona o el equipo que administra el contrato entienda claramente los requerimientos del contrato y los razonamientos detrás de dichos requerimientos. Existe el peligro de que una vez firmado el trato de APP, el equipo del proyecto se desintegre; de allí en adelante, la autoridad contratante puede dejar de entender a cabalidad los requerimientos del contrato y sus justificaciones.

Otro de los posibles errores en la administración de contratos es la excesiva interferencia del equipo administrativo municipal en los detalles del proyecto. Si bien un conocimiento a fondo de los detalles es importante, el trabajo del administrador del contrato no debe socavar las metas de rendimiento del proyecto y/o crear confusión sobre las responsabilidades.

Resultados
<– Funciones definidas de cada actor en la etapa
de administración de contratos
<– Opción de renegociación y sus elementos