Implementación –Administración de una
APP
18.2 ¿Quién administra el contrato?
Se debe considerar cómo el contrato será administrado
lo más temprano posible en la fase de adquisición
del contrato. La identificación de un administrador de contrato
dedicado, dentro de la municipalidad, a supervisar la implementación
en nombre de la municipalidad, es uno de los aspectos claves en
la administración de contratos.
El administrador de contratos debe ser parte de todo el proceso
de alianza, desde la planificación y organización [Herramienta
3] del cierre del contrato. Si esto no es posible,
entonces se le deben dar responsabilidades específicas a
otro miembro del equipo para que considere el contrato en toda
la fase de adquisición, desde la perspectiva de la eventual
administración del contrato.
Lo ideal es que los miembros del equipo que administra los
contratos asuman sus respectivos puestos durante la fase
de adquisición
para que se de una perfecta transferencia de habilidades y experiencias,
desde la adquisición hasta la implementación de contratos,
y luego su administración. En lo particular, los autores
recomiendan que el contrato incluya/trate los siguientes problemas:
- ¿Cuál es la estructura del equipo requerido
para administrar el contrato (su tamaño, tipo de
habilidades, funciones y responsabilidades)?
- ¿Cuál será el procedimiento para cambiar
un contrato (en caso de una renegociación)?
- ¿Cuáles serán los arreglos de monitoreo
de rendimiento y los requisitos de información asociada
para ese monitoreo?
- ¿Cuáles serán los mecanismos para solucionar
problemas y resolver disputas [Herramienta
20]?
- ¿Qué arreglos existen en caso de incumplimiento
o terminación?
- ¿Qué protección existe para la habilidad
(derecho) del sector público en presentar nuevamente
propuestas una vez terminado el contrato original?
Como todos los otros elementos de una APP,
es esencial que la persona o el equipo que administra
el contrato entienda claramente los requerimientos
del contrato y los razonamientos detrás
de dichos requerimientos. Existe el peligro de que una vez firmado
el trato de APP, el equipo del proyecto se desintegre; de allí en
adelante, la autoridad contratante puede
dejar de entender a cabalidad los requerimientos
del contrato y sus justificaciones.
Otro de los posibles errores en la administración de contratos
es la excesiva interferencia del equipo administrativo municipal
en los detalles del proyecto. Si bien un conocimiento a fondo de
los detalles es importante, el trabajo del administrador del contrato
no debe socavar las metas de rendimiento del proyecto y/o crear
confusión sobre las responsabilidades.
Resultados
<– Funciones definidas de cada actor en la etapa
de administración de contratos
<– Opción de renegociación y sus elementos
