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Módulo 4 -  17 Negociación y contratación

17.1 ¿Qué es el proceso de negociación?
17.2 ¿Qué es el proceso de contratación?
17.3 ¿Qué debe cubrir el contrato?
17.4 ¿Quién debe liderar esta etapa?
17.5 ¿Cuáles son los temas claves que se deben tener en cuenta?
Guía Adicional (sólo en inglés)

Preguntas Claves:


¿Por qué se realizan negociaciones y contrataciones?
¿Qué conlleva la negociación y la contratación?
¿Cómo la negociación y la contratación logran los objetivos de reducción de la pobreza?

Herramientas
de Referencia:


[4] Recopilación de información
[6] Definición de objetivos



Implementación – Negociación y contratación

17.5 ¿Cuáles son los temas claves que se deben tener en cuenta?

Los oficiales municipales y el comité de trabajo de la APP necesitan estar al tanto del siguiente resumen de temas. Estos factores son tratados más detalladamente en las [Herramientas 15, 16, y 18].

  • Inicio de las obras
    Se espera que el socio privado inicie las obras de APP acordadas tan pronto sea razonablemente posible. El inicio es el comienzo del período durante el cual el contrato estará vigente. Por lo tanto, un inicio tardío por parte del actor privado puede afectar la rentabilidad.
  • Reuniones de lanzamiento
    Previo al inicio de las obras acordadas por el sector privado en el contrato, una reunión de lanzamiento debe celebrarse entre todos los actores del contrato. El propósito de esta reunión es presentar al personal, aclarar la organización y acordar las líneas de control y comunicación, así como las rutinas administrativas.
  • Reuniones posteriores
    Reuniones posteriores entre los actores son necesarias para poder registrar eventos, discutir problemas y tomar decisiones. Estas pueden darse en horarios fijos – por ejemplo, trimestralmente.
    En vista de que los pobres son actores esenciales, es importante que los actores de la APP escuchen su voz por medio de los representantes de la comunidad. Es crítico mantener a la comunidad involucrada en todas las etapas y prestarle particular atención a las necesidades de los pobres durante las etapas de negociación y debate; cuando existe poca participación de esta índole, el razonamiento financiero y económico muy bien puede llegar a suprimir la voz de los pobres. La meta de un proyecto de APP para los pobres, después de todo, es su bienestar.
  • Supervisión de documentos y registros
    Un buen sistema de registros y documentación es esencial para supervisar y controlar el contrato de una APP.
  • Cumplimiento de las especificaciones
    Es necesario monitorear continuamente las operaciones de los socios privados para garantizar su cumplimiento con los objetivos establecidos. Los requerimientos para control de calidad de la Federación Internacional de Ingenieros Consultores (FIDIC en inglés) pueden ser utilizados para proyectos de construcción.
  • Comunicación con el sector privado
  • Medición y evaluación de la obra
    Una retroalimentación honesta y transparente de los consumidores es parte importante de la obra realizada por el sector privado.
  • Variaciones en el contrato

Licencias y Contratos

Hay dos categorías de contratos.

Contratos legales, los cuales…

…están diseñados para ser de obligatorio cumplimiento por orden de un tribunal y necesitan ser utilizados si un gobierno urbano está involucrado.

Contratos de relación, los cuales…

…dependen del auto-cumplimiento o de “órdenes privadas”.

 

Esto lleva a las siguientes opciones:

  • Un contrato verbal…
    … es generalmente el utilizado en el sector informal, pero también es común en la sub-contratación en el sector formal.
    – Si es específico, hay un acuerdo verbal mutuo entre los actores.
    – Si no es específico no hay un acuerdo verbal
    específico, pero existe un entendimiento entre los
    actores en cuanto a lo que se espera de ellos.
  • Contratos informales escritos…
    …son contratos legales simples.
  • Contratos formales escritos…
    …caracterizados por los contratos generales utilizados por el gobierno urbano en el método de adquisición de presentación de propuestas. Las condiciones no generales pueden ser ajustadas a los requerimientos de los diferentes actores.

Ya sea que se utilicen contratos legales o de relación, es necesario garantizar la claridad con respecto a los roles y las responsabilidades.

¿Saben todos los contratistas leer y escribir o tienen acceso a alguien de su confianza que pudiera leer y traducir los documentos? Si la respuesta es sí, un contrato escrito puede ser utilizado; si la respuesta es no, las condiciones del contrato deben ser especificadas verbalmente.

¿Están los potenciales contratistas acostumbrados a trabajar con algún tipo particular de contrato? Si la respuesta es si, considere reforzar las prácticas ya existentes.

¿Es probable que el contrato sea de obligatorio cumplimiento por orden de un juzgado? Si la respuesta es no, un contrato informal podría ser adoptado; si la respuesta es si, asistencia legal puede ser requerida o - en el caso de un gobierno urbano – se pueden utilizar contratos y condiciones generales pueden.

Una posible solución para atacar la falta de capacidad por parte del sector público podría ser el desarrollo de capacidades [Herramienta 21]. Una solución alterna es involucrar a consultores. Lo ideal sería hallar un buen equilibrio entre la capacitación de oficiales municipales y la contratación de expertos para realizar tareas específicas como las de análisis financiero o la preparación de la documentación para contratos.

Técnicas de negociación

Se pueden hacer algunas recomendaciones para lograr negociaciones efectivas y correctas:

  • Separar a las personas del problema;
  • Enfocar los intereses, no las posiciones (los intereses son los motivadores más importantes – por qué alguien quiere algo; los problemas son puntos de agenda – o qué una persona quiere; la posición es el enfoque o percepción de la persona sobre el problema);
  • Generar una variedad de posibilidades antes de decidir qué hacer;
  • Insistir en que los resultados estén basados en algún parámetro de objetividad;
  • Respetar la dignidad y autoridad de la otra parte;
  • Recordar que la otra parte probablemente tenga otro punto de vista sobre la divulgación de información;
  • Evitar malos entendidos al resumir puntos y temas claves;
  • Recordar que nada está acordado hasta que todo esté acordado;
  • Escuchar cuidadosamente;
  • No conceder, sino intercambiar; y
  • Utilizar movimientos de intercambio o negociados para cerrar el trato.

Resultados
<– Una estrategia vinculada a un plan general
de acción del municipio
<– Referencia explícita al enfoque adoptado
con respecto a los pobres


 
     
  INICIO  
  Módulo 1 - Antes de una APP  
  01-Iniciando  
  02-Planificación estratégica  
  Módulo 2 - Etapa de Preparación  
  03-Planificación y organización  
  04-Recopilación de información  
  Módulo 3 -
Etapa de Desarrollo de una APP
 
  05-Identificación de las limitaciones  
  06-Definición de los objetivos de una APP  
  07-Definición de los parámetros (alcance)  
  08-Establecimiento de los principios de una alianza  
  09-Identificación de los actores potenciales  
  10-Establecimiento de los procesos de alianzas  
  11-Selección de opciones  
  12-Financiamiento (Inversiones)  
  13-Financiamiento (Recuperación de costos)  
  14-Preparación del plan de negocios  
  15-Regulación de una APP  
  Módulo 4 - Implementación  
  16-Propuestas y adquisiciones  
  17-Negociación y contratación  
  18-Administración de una APP  
  19-Monitoreo y evaluación  
  20-Manejo de conflictos  
  21-Desarrollo de la capacidad  
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