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Módulo 4 -  16 Propuestas y adquisiciones

16.1 ¿Cuál es el proceso de adquisición y propuesta?
16.2 ¿Cuáles son los procedimientos en una adquisición?
16.3 ¿Qué es la documentación de adquisición?
16.4 ¿Qué es el proceso de evaluación?
16.5 ¿Cuáles son las reglas de una adquisición justa?
Guía Adicional (sólo en inglés)

Preguntas Claves:


¿Por qué se realizan las adquisiciones?
¿Qué conlleva las adquisiciones?
¿Cómo las adquisiciones logran los objetivos de reducción de la pobreza?

Herramientas
de Referencia:


[4] Recopilación de información
[6] Definición de los objetivos



Implementación – Propuestas y adquisiciones

16.3 Qué es la documentación de adquisición?

La documentación para las adquisiciones dependerá del tipo de contrato que ha sido seleccionado. En la mayoría de los casos, la siguiente documentación será requerida:

  • 1. Una carta invitación para presentar propuestas
  • 2. Instrucción para los licitadores
  • 3. Hoja de datos de la licitación
  • 4. Formularios generales para propuestas técnicas y financieras
  • 5. Términos de referencia
  • 6. Borrador del contrato
  • 7. Formulario para presentar propuestas
  • 8. Especificaciones
  • 9. Dibujos
  • 10. Estimaciones cuantitativas y tablas de tasas
1. Carta invitación para presentar propuestas

Una carta breve donde se invita a las empresas o consorcios precalificados a presentar sus licitaciones técnicas y financieras para el acuerdo de una APP.

2. Instrucciones para los licitadores

Este documento proporciona a los licitadores pautas generales y reglas formales que rigen el proceso de presentación de propuestas. Las reglas para la presentación de propuestas traen claridad y transparencia para así contestar las preguntas de los licitadores, previo al inicio formal del proceso de presentación de propuestas. Es usualmente preferible entregar las propuestas financieras y técnicas por separado y en sobres sellados; la evaluación debe ser un proceso en dos etapas, y únicamente los licitadores que han calificado técnicamente deben ir a la evaluación financiera. Este proceso debe estar claramente indicado en las instrucciones para los licitadores.

3. Hoja de datos de la licitación

Esta hoja proporciona aclaraciones sobre la información general contenida en la instrucción para los licitadores, incluyendo: itinerario, fecha límite de presentación, procedimientos de evaluación, apoyo logístico, reglamentos, etc. A los licitadores se les puede solicitar que incluyan en su propuesta técnica elementos tales como:

  • un conocimiento de las condiciones locales;
  • un conocimiento de los requerimientos del contrato;
  • información acerca del equipo y las tecnologías que serán utilizadas;
  • un calendario de actividades para alcanzar cualquiera de los objetivos de rendimiento;
  • información acerca de las experiencias y destrezas de la administración clave y el personal técnico que será asignado; y
  • planes para reclutar y capacitar personal.

Hay varios criterios alternativos de selección que pueden ser utilizados para evaluar propuestas financieras:

  • la tarifa más baja o cuotas volumétricas;
  • el valor de la inversión que será hecha por el licitador, dada una tarifa pre-establecida;
  • el cargo fijo;
  • incentivos para compensar el logro de objetivos predefinidos; o
  • una combinación de todo lo anterior.
4. Formularios estándar para propuestas técnicas y financieras

Para poder garantizar que las propuestas responden a los términos de referencia (TOR en inglés) y son fáciles de comparar y evaluar, los documentos de presentación de propuestas incluyen un grupo de formularios generales que todos los licitadores deben usar al entregar sus propuestas. Éstos típicamente incluyen:

  • formularios de propuesta y tablas de precios;
  • un formulario de seguridad para la licitación;
  • un formulario de acuerdo contractual;
  • formularios de rendimiento de seguridad; y
  • un formulario de garantía bancaria para pagos anticipados.
5. Términos de referencia (TOR en inglés)

Estos términos de referencia pueden incluir antecedentes generales del área y el sector de servicio, así como el alcance específico del trabajo del operador privado. Este documento protege al gobierno en una etapa posterior, durante el proceso de cierre de la transacción al proporcionar mucha de la información requerida por el licitador. Esto evita que los licitadores aleguen no tener conocimiento de ciertas circunstancias durante la licitación o las fases de negociación. Mucho del trabajo en el cierre de una transacción puede hacerse más eficientemente si la información proporcionada en los términos de referencia ha sido correctamente investigada, evaluada y redactada. Los licitadores también aprecian un TOR completo, ya que les permite rápidamente evaluar los méritos potenciales de un proyecto desde sus oficinas principales.

6. Borrador de un contrato

El borrador de un contrato puede incluirse con los documentos de presentación de propuestas; de ser así, reducirá significativamente el tiempo que se requiere para realizar negociaciones con el licitador escogido. Un borrador del contrato es un documento legal extremadamente detallado, que cubre lo siguiente:

  • garantiza que todas las protecciones legales sean satisfechas, incluyendo representaciones, garantías, indemnizaciones, términos y todas las leyes y reglamentos aplicables;
  • garantiza que todas las propuestas incluyen y tratan todos los aspectos del proyecto que son importantes para el gobierno, tales como las estructuras financieras, las garantías sociales, las garantías de inversión, etc.;
  • garantiza que todos los inversionistas presentarán sus propuestas en el mismo formato para hacerlos claramente comparables para fines evaluativos; y
  • hace más eficiente el proceso de presentación de propuestas, el proceso de evaluación de propuestas y, especialmente, el proceso de negociación.

El borrador de un contrato es extremadamente importante si las negociaciones han de iniciar con las condiciones de base que son aceptables para el gobierno. Si a los contratistas se les permite proponer sus propios acuerdos y condiciones primero, es más difícil negociar y cambiar un acuerdo más tarde.

Sumado a lo anterior, los documentos de propuesta para acuerdos de una APP comúnmente se incluyen como anexos.

7. Especificaciones

Las especificaciones definen los parámetros de mano de obra y materiales requeridos por el gobierno para completar el proyecto. Puede incluir una descripción de las obras, las condiciones del sitio, el acceso al sitio, el establecimiento del sitio, el abastecimiento de materiales, etc. El contratista está obligado a satisfacer estas especificaciones. La declaración de especificaciones debe ser precisa y no ambigua en su interpretación. Una especificación puede plantear cómo puede ser hecho todo el trabajo, o sólo algunos aspectos, dejando lo demás a la experiencia del contratista.

8. Dibujos

Un listado de dibujos mostrando el título, el número del dibujo y el número de revisión debe ser proporcionado con la carta de invitación para presentar propuestas o con las especificaciones. Los mapas deben mostrar la ubicación designada para las obras, posibles rutas de tuberías, cruces, etc.

9. Estimación cuantitativa y tablas de tasas

Este documento especifica la cantidad de materiales y mano de obra que requiere la obra. Puede ser un solo documento o puede ser dividido en varios documentos para ajustarse a las secciones de trabajo. Es un procedimiento normal incluir secciones sobre el “Método de Medición” o “Notas sobre los precios”.

Estas secciones le permitirán al licitador definir qué exactamente debe estar incluido en las tablas y precios individuales. Se han publicado documentos generales que proporcionan guías en métodos de medición, pero estos pueden no ser adecuados para cada situación posible o renglón de trabajo. Por ende, siempre existe la necesidad de hacer algunas modificaciones para métodos generales. Siempre deben ser especificados los métodos generales que han sido utilizados, la edición y cualquier enmienda hecha. Estas instrucciones deben estar incluidas en las “Notas sobre los precios”. Es preferible entregar una estimación cuantitativa que una tabla de tasas. Es más difícil para el gobierno evaluar si los precios de los licitadores son justos y razonables si las cantidades aún no han sido especificadas. La inclusión de una tabla de tasas con una presentación de propuesta es justificada cuando las tasas son simplemente para evaluar cualesquiera variaciones que puedan surgir en la obra.

 


 
     
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