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Módulo 4 -  16 Propuestas y adquisiciones

16.1 ¿Cuál es el proceso de adquisición y propuesta?
16.2 ¿Cuáles son los procedimientos en una adquisición?
16.3 ¿Qué es la documentación de adquisición?
16.4 ¿Qué es el proceso de evaluación?
16.5 ¿Cuáles son las reglas de una adquisición justa?
Guía Adicional (sólo en inglés)

Preguntas Claves:


¿Por qué se realizan las adquisiciones?
¿Qué conlleva las adquisiciones?
¿Cómo las adquisiciones logran los objetivos de reducción de la pobreza?

Herramientas
de Referencia:


[4] Recopilación de información
[6] Definición de los objetivos



Implementación – Propuestas y adquisiciones

16.2 ¿Cuáles son los procedimientos en una adquisición?

Un proceso abierto y competitivo de adquisición comienza con la descripción por parte del promotor de sus requisitos y una invitación a los proveedores para que indiquen su interés en el contrato y su capacidad profesional para cumplirlo. El promotor entonces identifica proveedores potenciales y los invita a someter sus licitaciones. Después de la fase de licitación, la mayoría de los sistemas de adquisición requieren de una declaración pública de los nombres de los competidores y los precios de sus ofertas y, por último, el nombre de licitante ganador.

Hay una amplia variedad de procedimientos de adquisición disponibles durante las propuestas cuando se trata de acuerdos de una APP. Muchos de estos procedimientos se han vuelto legales en su naturaleza. Muchos gobiernos locales siguen procedimientos de adquisición básicos redactados por la Federación Internacional de Ingenieros Consultores (FIDIC en inglés).

Sin embargo, los contratos de una APP son más comúnmente adjudicados como el resultado de alguna forma de procedimiento de licitación competitiva. El diseño de un proceso de licitación competitiva – y la obtención del mejor resultado posible – es más fácil cuando el producto o servicio requerido es relativamente común y las especificaciones técnicas pueden ser definidas con razonable certeza en los documentos de licitación. Por lo tanto se le debe poner particular atención a la provisión de información de buena calidad a los licitadores potenciales y al diseño detallado del proceso de licitación.

Un proceso de licitación competitiva generalmente consiste en:

  • 1. una notificación pública de las intenciones del gobierno de buscar un socio privado para la provisión de, por ejemplo, agua y servicios de sanidad, incluyendo precalificaciones o una solicitud para expresiones de interés de compañías privadas;
  • 2. la distribución de los documentos de licitación y esbozos de contratos a los potenciales licitantes;
  • 3. un proceso formal para filtrar los potenciales licitadores y concluir la lista de licitadores calificados; y
  • 4. un proceso público formal para presentar propuestas, evaluarlas, y escoger un ganador.

Diferentes procedimientos para adquisición incluyen una invitación para presentar propuestas; y una solicitud para propuestas (procesos de una y dos etapas).

 

Invitación para presentar propuestas

Generalmente, una invitación para presentar propuestas se emite cuando el promotor sabe exactamente lo que quiere y como desea alcanzar sus metas. Muy a menudo, la propuesta se emite y al licitador con el precio más bajo se le adjudica el contrato.

Aunque este enfoque reduce el costo involucrado en desarrollar una APP, puede limitar las oportunidades del promotor de ver otras opciones más eficientes y/o más económicas para la entrega del servicio.

 

Solicitud para propuestas

Una solicitud de propuestas (RFP en inglés) es usualmente utilizada cuando el promotor sabe lo que quiere lograr, pero le gustaría que los socios potenciales usaran sus experiencias, capacidades técnicas y creatividad para identificar cómo los objetivos del proyecto pueden ser mejor cumplidos.

Una de las principales diferencias entre una RFP y una invitación para presentar propuestas es que en una RFP el promotor busca valores (o sea, eficiencia operativa, medidas de ahorro de costos, innovaciones, etc.), en vez de la licitación más baja.

La solicitud de propuestas puede ser emitida a través de:

  • un proceso de una sola etapa; o
  • un proceso de dos etapas.

La decisión de tener un proceso de una o dos etapas para solicitar propuestas dependerá de la naturaleza del contrato, cuán precisamente pueden ser definidos los requisitos técnicos y si los resultados (o indicadores de rendimiento) son usados para la selección del contratista o el concesionario. Si se estima factible y deseable que la autoridad contratante formule indicadores de rendimiento o especificaciones de proyecto al grado de precisión o finalidad necesaria, la selección puede estar estructurada como un proceso de una etapa. En ese caso, después de haber concluido la pre-selección de los licitantes, la autoridad contratante procedería a emitir en forma directa la solicitud final de propuestas.

Procesos de una etapa

Un proceso de una etapa puede ser apropiado para un gobierno local en las siguientes circunstancias:

  • el gobierno sabe que las partes son capaces de ser socios exitosos;
  • sólo un número limitado de proveedores tiene los recursos y capacidades para ser un socio exitoso;
  • el proyecto debe implementarse dentro de un marco de tiempo apretado; y/o
  • el gobierno local no puede gastar grandes cantidades de fondos en el proceso.

 

Procesos de dos etapas

El promotor debe usar el proceso de dos etapas en las siguientes situaciones:

  • el proyecto es grande y complejo o de una naturaleza especial;
  • la propuesta requerida consume mucho tiempo y su preparación será costosa para el proponente;
  • las empresas calificadas no se tomarán el tiempo ni incurrirán el gasto de preparar una respuesta a una RFP si existen muchas otras firmas involucradas;
  • hay una ventaja al evitar inicialmente un gran número de empresas y después ir reduciendo el campo a las más calificadas; y/o
  • el proceso RFP implicará la divulgación de información sensible e inclusive confidencial (con un número limitado de empresas que reciben la RFP, el número de personas con acceso a esta información puede ser limitado y controlado).

El proceso RFP de dos etapas involucra una etapa inicial que filtra socios potenciales. Generalmente, esta primera etapa incluye la emisión de una Solicitud de Expresión de Interés (RFEI) o una Solicitud de Cualidades (RFQ en inglés). Este filtro le permite al equipo de proyectos y el comité evaluador la oportunidad de considerar en primer lugar un amplio rango de proponentes y luego limitar el campo a aquellos más calificados.

 

Solicitud de Expresiones de Interés (RFEI en inglés)

El RFEI está diseñado para proporcionarle al promotor suficiente información para levantar un RFP claro en los casos donde el gobierno local ha identificado sus objetivos, pero no ha definido del todo el proyecto o servicio que será entregado. El uso de un RFEI puede ayudar de dos maneras:

  • reduce el tiempo y gastos involucrados en evaluar un número más grande de propuestas; y
  • mejora la calidad de las propuestas.

En este sentido, el RFEI es utilizado para obtener información y ayudar en la formulación de una RFP.

Solicitud de Calificaciones (RFQ) o Precalificación

Una RFQ se usa en situaciones donde el promotor y el equipo del proyecto tienen un proyecto mejor definido, pero no saben si hay socios en el sector privado con los recursos, experiencia o interés para emprender el proyecto. Es un paso dentro del proceso de adjudicación de un contrato en donde la parte que invita a los licitadores selecciona las compañías para participar en una licitación competitiva para un contrato. A este fin, se les requiere a los potenciales participantes en la competencia presentar información de su compañía.

El documento RFQ es más específico que el documento RFEI. En adquisiciones tradicionales del gobierno este consiste en la verificación de ciertos requisitos formales, tales como pruebas adecuadas de capacidad técnica o experiencia previa con la clase de APP, para que así todos los licitadores que satisfacen el criterio de pre-selección sean admitidos automáticamente a la fase de presentación de propuestas. A los licitadores se les debe exigir una demostración de que poseen las cualidades profesionales y técnicas, recursos financieros y humanos, equipo y otras instalaciones físicas, capacidad administrativa, confiabilidad y experiencia necesaria para realizar el proyecto.

Los requerimientos de calidad deben abarcar todas las fases de un proyecto de infraestructura, incluyendo el financiamiento, la administración, la ingeniería, la construcción, la operación y el mantenimiento donde se requiera.

En base a los resultados de la precalificación, se prepara una lista preseleccionando las compañías que son elegibles para competir. Los licitadores responden a la RFQ con Expresiones de Interés.

El proceso RFQ es utilizado como un método de preselección para precalificar socios potenciales escogidos, que luego reciben la RFP. No está diseñada para recibir respuestas de cómo el proyecto será completado.

Dependiendo de los requisitos de precalificación expuestos en los documentos, diferentes grupos de compañías serán seleccionados. Una tendencia reciente es que los requisitos de precalificación establecidos por los promotores, como los gobiernos locales, han comenzado a incluir no sólo los precios y la calidad del servicio que desean adquirir, sino también solicitudes para atender el tema de la pobreza, mejorar el bienestar y/o crear oportunidades de empleo. A menudo, las compañías que licitan necesitan probar su experiencia con una asignación o trabajo previo similar en naturaleza y resultados.

Así, el propósito de esta etapa es permitir a la autoridad contratante formular sus requerimientos de una manera que permita que se realice una competencia final que se llevará a cabo sobre la base de un solo grupo de parámetros. En otras palabras, esta es una oportunidad de garantizar que en la evaluación final, la autoridad contratante pueda comparar “manzanas con manzanas” en vez de “manzanas con naranjas”.

A menudo sucede que pequeñas empresas locales u organizaciones de la comunidad son más apropiadas para resolver un problema de entrega de servicios particular. En tales casos, es importante no dejarlos fuera del proceso de licitación. Uno de los medios a través de los cuales esto se puede lograr es simplificando los documentos de propuestas. Obviamente, levantar un borrador de la precalificación sin antes tomar en cuenta a estos licitadores potenciales, podría ser un obstáculo a la obtención de soluciones innovadoras y efectivas a problemas existentes. Mientras tanto, las precalificaciones aun pueden ser un medio efectivo para predefinir los licitadores para la RFP, cuando los criterios están correctamente especificados y ponderados de acuerdo con su valor en el proyecto de una APP.

 

Simplificación de los documentos para presentar propuestas

El sistema de entrega de propuestas no debe requerir demasiados formularios para sustentar información que puedan ser innecesariamente complicados para pequeñas empresas. Además, la carga administrativa para empresas más pequeñas en la tramitación de los requerimientos de los formularios para la presentación de propuestas para entes gubernamentales es desproporcionadamente mayor y más costosa que para grandes compañías.

Por ende, la entrega de documentos de propuestas debe ser explicada racionalmente y ser simplificada hasta donde sea posible para hacerles más fácil a los pequeños contratistas manejar el papeleo involucrado. Sin embargo, esta simplificación de la documentación no debe influenciar de forma negativa la esencia del contrato y las obligaciones contractuales.

Niveles de licitación competitiva

Una licitación competitiva puede llevarse a cabo entre entidades locales/nacionales, o entre compañías internacionales interesadas.

Licitación competitiva nacional (NCB) se utiliza cuando:

  • la producción local o la construcción de instalaciones están disponibles a precios razonables, son eficientes y adecuadas en términos de entrega a tiempo;
  • el gobierno ha solicitado específicamente la adopción de una licitación competitiva local;
  • la licitación competitiva local no excluye la participación de licitadores extranjeros; y/o
  • las ventajas de la licitación competitiva internacional son claramente superadas por la carga administrativa o financiera involucrada.

La NCB puede ser la forma más eficiente y económica de adquirir bienes, servicios u obras que, por su naturaleza o alcance, probablemente atraigan la competencia extranjera. En este caso, el promotor no espera que los licitadores extranjeros estén interesados porque:

  • los valores del contrato son mínimos;
  • las obras están distribuidas geográficamente o extendidas sobre un período de tiempo;
  • las obras son de naturaleza intensiva; y/o
  • los bienes u obras están disponibles localmente a precios por debajo de los precios del mercado internacional.

La publicación de un anuncio de compra general en diarios internacionales no es necesaria para la NCB, y la publicidad podría estar limitada a la prensa local o las gacetas oficiales.

 

Para las Licitaciones Competitivas Internacionales (ICB en inglés)…

…el objetivo es proporcionar un amplio rango de opciones para seleccionar la mejor propuesta de los contratistas/proveedores que compiten y darles a todos los licitadores potenciales una oportunidad adecuada, justa y equitativa para licitar los bienes, servicios y obras que han de ser adquiridas. Cuando se hace una adquisición con préstamos de bancos de desarrollo multilateral, ciertos requisitos son establecidos para una ICB. En este caso, el gobierno debe observar ciertas pautas al preparar los documentos para licitar y contratar, y debe evaluar ciertos procedimientos al emitir invitaciones para licitar; y al aceptar, abrir y evaluar las licitaciones. Además, en tales casos, los borradores de la licitación, los informes de evaluaciones de licitaciones y la asignación de un contrato están sujetos a una revisión y aprobación previa por el prestamista de acuerdo con las pautas estipuladas.

 


 
     
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  01-Iniciando  
  02-Planificación estratégica  
  Módulo 2 - Etapa de Preparación  
  03-Planificación y organización  
  04-Recopilación de información  
  Módulo 3 -
Etapa de Desarrollo de una APP
 
  05-Identificación de las limitaciones  
  06-Definición de los objetivos de una APP  
  07-Definición de los parámetros (alcance)  
  08-Establecimiento de los principios de una alianza  
  09-Identificación de los actores potenciales  
  10-Establecimiento de los procesos de alianzas  
  11-Selección de opciones  
  12-Financiamiento (Inversiones)  
  13-Financiamiento (Recuperación de costos)  
  14-Preparación del plan de negocios  
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