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Módulo 2 -  03 Planifi-cación y organización

3.1 ¿Por qué planificar y organizar?
3.2 ¿Cuáles son los pasos principales?
3.3 ¿Cuáles son los riesgos?
3.4 ¿Quién participará en la planificación y organización?
3.5 ¿Cuáles son los temas claves?
3.6 ¿Cuáles son los temas claves concernientes a los pobres?
Guía Adicional (sólo en inglés)

Preguntas Claves:


¿Cómo iniciamos?
¿Cómo organizamos el proceso?
¿Quiénes deben estar involucrados?
¿Qué papel desempeña la fuerza laboral y el equipo gerencial?

Herramientas
de Referencia:


[1] Iniciando
[2] Planificación Estratégica
[9] Identificación de Socios



Etapa de Preparación – Planificación y organización

3.2 ¿Cuáles son los pasos principales?

A. Planificar y estar de acuerdo con el proceso de consulta a los actores

Es necesario que la municipalidad en primer plano identifique quienes son los actores principales de la lista de posibles involucrados en el acuerdo de la alianza [Herramienta 2]. También necesitará contestar a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué actores deben ser consultados?
  • ¿Cuándo deben ser consultados?
  • ¿Cómo serán consultados?
  • ¿Cómo serán compilados estos puntos de vista?
  • ¿Cómo serán tomadas las decisiones finales?

Los métodos que podrán ser utilizados para la identificación de actores y la recolección de la información arriba indicada incluye los abajo listados:

1. Análisis de actores
– un método utilizado para adquirir un entendimiento de la relación de poder, influencia e intereses de los actores involucrados en el desarrollo de un proyecto APP [Herramienta 9].

2. Entrevista de informante clave
– un método de recopilación de datos que incluye un entrevistador haciendo preguntas de otra persona (el que responde). Las entrevistas son buenas para recibir reacciones subjetivas, opiniones y vistazos en torno a cómo la gente percibe un tema. Las entrevistas pueden ser estructuradas o abiertas:

  • Entrevistas estructuradas se realizan una vez con un grupo pre-determinado de preguntas y respuestas. Un enfoque estructurado puede proporcionar datos más fiables y cuantificables que una entrevista abierta, y puede ser rigurosamente diseñado para evitar prejuicios en la línea de preguntas.
  • Entrevistas abiertas le permite al que responde (entrevistado) proporcionar información adicional, hacer preguntas más abarcadoras sin una cantidad fija de respuestas y explorar líneas de preguntas que se puedan ocurrir al entrevistador de manera espontánea durante la entrevista. La metodología abierta da cabida a un mecanismo exploratorio para revelar información no anticipada; se usa especialmente cuando los temas exactos de interés no han sido aún identificados.
    Enfoques estructurados y abiertos pueden combinarse. Por ejemplo, un entrevistador puede iniciar con preguntas estructuradas entonces, una vez que los datos cuantificables hayan sido cubiertos, abrir la discusión con el entrevistado en otras áreas.

3. Taller
– un evento planificado que frecuentemente involucra alojamiento residencial, una agenda acordada o formato, actividades participativas, acciones llevadas y la publicación de un informe sobre el taller. Cubre una amplia gama de intenciones que van desde consultorías al apoyo en el desarrollo de productos específicos, incluyendo la identificación de actores.


¿Quién está involucrado?
◊ Un equipo administrativo
◊ Un Comité de Trabajo APP



B. Escoger el equipo administrativo y la fuerza de trabajo

Las agencias del gobierno tienen la responsabilidad primaria y son responsables de la entrega de proyectos de alianzas público-privadas dentro de su portafolio. Las agencias debieran establecer un contingente de trabajo (comité) para supervisar el desarrollo e implementación de proyectos y un equipo administrativo responsable del manejo diario del proyecto.

La fuerza de trabajo…

…es el cuerpo coordinador central para el continuo desarrollo de la política de la alianza público-privada y la guía material y su aplicación a proyectos dentro de otras agencias. Los objetivos de la fuerza de trabajo incluyen, pero no limitados a los siguientes:

  • Informar y monitorear el proyecto APP;
  • Concienciar y mantener ímpetu hacia el acuerdo de APP;
  • Coordinar la implementación de la comercialización por parte de autoridades individuales a nivel de políticas; y
  • Diseñar indicadores de mejoras de rendimiento para actividades específicas.

Los miembros de la fuerza de trabajo serán escogidos de un rango de participantes interesados y tal vez de los sectores público, privado y/o de la sociedad civil. Grupos de trabajo podrían ser creados para reportar el avance en áreas de un sector particular.

Un comité de trabajo no debiera ser muy grande y su membresía no debe incluir individuos que tengan muchas responsabilidades rutinarias.

El equipo gerencial de una APP…

…es establecido por la agencia del gobierno para administrar la alianza por el tiempo que dure la entrega del servicio. Administradores municipales de alto rango deben identificar los miembros específicos de un equipo “central” que funcionará en miras a la establecimiento de la APP.

Un “Líder Temático” debiera ser parte del equipo administrativo. Como se describe en [Herramienta 1], un líder temático (líder o pionero) puede ser un oficial del gobierno, un representante de una ONG, un empresario o un ciudadano quien – por medio de su motivación personal contribuye al establecimiento de alianzas. El papel del líder temático en el equipo administrativo podría variar dependiendo de su conocimiento y destrezas; sin embargo, usualmente permanece como impulsador del proyecto a lo largo del proceso de una APP.

El equipo debe ser multisectorial, combinando las destrezas de:

  • comunidad y especialistas en pobreza
  • profesionales técnicos (como ingenieros);
  • expertos en finanzas (tal vez de la tesorería); y
  • expertos legales (tal vez el secretario de la cámara).

Mientras que la necesidad por cada destreza varíe a través del proceso en general, es esencial que las diversas disciplinas estén representadas. Además, la labor del equipo central debiera estar acompañada de un desarrollo de capacidades pertinentes a sus responsabilidades. Las destrezas de cada miembro del equipo debieran ser anotadas y comparadas con las destrezas que realmente son requeridas. El desarrollo de capacidades podría entonces ser una meta para asegurar que el banco de destrezas del equipo administrativo cubra todos los requisitos.

A los miembros del equipo les debe asignar tareas específicas y deben ser claramente informados acerca de sus líneas de responsabilidad – por ejemplo, ¿deben ellos rendir cuenta a sus jefes de departamento o a su líder de equipo?

El equipo administrativo trabaja estrechamente con todos los actores para asegurar la entrega de resultados del proyecto sin novedad y de manera eficiente. Sus actividades diarias incluyen, pero no se limitan al monitoreo del desempeño, renegociación de contratos, solución de problemas y resolución de conflictos.

C. Planificar y acordar un proceso

La primera tarea del equipo administrativo es el de preparar un bosquejo del proceso. Esto debiera atender los temas listados abajo:

  • ¿Qué se hará?
    – Necesitan establecer un programa de pasos a seguir en la estructuración de una APP.
  • ¿Cuándo se hará?
    – Deben establecer un calendario.
  • ¿Quién emprenderá este proceso y los pasos específicos?
    –Las tareas deben ser distribuidas.
  • ¿Cuáles son los hitos para la toma de decisiones?
    Este proceso entonces deber ser acordado con la municipalidad (u otra estructura gubernamental pertinente).

D. Escoger y nombrar consejeros

Es improbable que todas las destrezas requeridas para el desarrollo de una APP existan dentro de una municipalidad. Una parte importante en la etapa de planificación es determinar qué apoyo técnico (y financiero) se requiere. Para hacer esto, la municipalidad debe:

  • Identificar las destrezas adicionales que serán aportadas por los consejeros fuera de la municipalidad;
  • estimar el gasto de estos consejeros;
  • identificar el financiamiento para esos consejeros;
  • seleccionar el/los consejeros(s); y
  • programar sus aportes con relación al proceso en general.

Es importante que este proceso sea iniciado lo más pronto posible para asegurar que contratiempos en esta área no desanimen el proceso.

 


 
     
  INICIO  
  Módulo 1 - Antes de una APP  
  01-Iniciando  
  02-Planificación estratégica  
  Módulo 2 - Etapa de Preparación  
  03-Planificación y organización  
  04-Recopilación de información  
  Módulo 3 -
Etapa de Desarrollo de una APP
 
  05-Identificación de las limitaciones  
  06-Definición de los objetivos de una APP  
  07-Definición de los parámetros (alcance)  
  08-Establecimiento de los principios de una alianza  
  09-Identificación de los actores potenciales  
  10-Establecimiento de los procesos de alianzas  
  11-Selección de opciones  
  12-Financiamiento (Inversiones)  
  13-Financiamiento (Recuperación de costos)  
  14-Preparación del plan de negocios  
  15-Regulación de una APP  
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  16-Propuestas y adquisiciones  
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  21-Desarrollo de la capacidad  
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